オンラインで最高の企画会議をする為のポイント３選＋α
CyberZ 2019年入社 川西ドラゴンです。
オンラインミーティングで、アイデアや企画の打ち合わせをする際に役立つことをご共有できていたら、うれしいです。
これを読んでくださっているほとんどの方は既に、何十回も経験されているのでお分かりかと思いますがオンラインミーティングというのは、非常に「効率化」されている場です。
人と同じ空間にいる時に感じる非言語情報も伝わってこないのでコミュニケーションが難しいですし、その場の空気感も無機質になりやすいですよね。
通信速度やタイムラグが影響するとジョークを言う時、間が生まれたり、ズレたりして大スベリしますので、ボケづらくなります。うかつにアホなことを言えないわけです。
よってオンライン会議でアイデアや企画を出し合ったり、説明し合ったりするというのはめちゃくちゃ不向きです。
本来、できるだけ温かい雰囲気が流れていて、楽しい空間であるべきですし、余白がなければならないものです。アイデアや企画の話というのは、効率とはだいぶ離れたものですよね。
とすると会議に、わざと余白や無駄を作ることが大事になってきます。
なので「雑談」という目新しくない手段ですが、これを徹底して毎回やるべきなのです。
ポイントは、ミーティング開始時が勝負であること。参加者がすぐに「このミーティングは楽しんでいい場。この時間は、アホなことを言っても大丈夫！」と感じるか否かで、すべてが決まります。
（ある日のオンラインミーティングのスクリーンショットより）
例えばですが、ある日のオンライン会議の登場は上記でした。
これ、確実にミーティングを雑談から始められるキラーコンテンツなんですよ。
服装＋バーチャル背景によって、生まれる一枚絵。
これをやることで、
「今日は、どこで仕事しているの？w」
「後ろにいる人、誰w？」
「え！！！ほんとに海、行っているわけじゃないよね？バーチャル背景だよね...？www」
と、最初の「お疲れ様です！」という挨拶すら忘れて、皆さんすぐにあれこれ突っ込んでくださるわけです。
そうすれば、あとは雑談の流れができていますので、なすがままに喋りましょう。
「夏に実施する企画の打ち合わせですから、夏っぽい企画にが出るように逗子海岸のビーチ近くから参加しまーす！
あ、ビーチといえばですね。僕、昔、陽キャの人と会話することに慣れる目的で、由比ヶ浜の海の家で呼び込みのバイトをしてたことがあるんですけども…」
などと、雑談を一通りした上で、本題のブレストや自分の考えた企画のプレゼンをすると、驚くほど質の良い打ち合わせができるように思います。
やはり、みんな心の準備体操ができていて、頭が柔くなっている状態だと思いますので、企画を面白がる姿勢があったり、もっと飛躍させる為のアイデアを言いやすい状態だからだと感じています。
上記の例の場合だと、雑談を生むための準備は、洋服を着替え、バーチャル背景用にGoogle画像検索で最もイメージに合う静止画を探すのですが、方法はこれだけではありません。
ミーティング前に新発売の飲料やお菓子を買っておいて「これ知っていますか!?」というトレンド情報的な紹介＆ちょっとした味のレビューをしてみるでも十分、成立します。
あと僕は、他の参加者に喋ってもらう雑談方法として「TED」ならぬ「PET」という自分が飼っているペットがいかにかわいいかをプレゼンする雑談コーナーをやることがあります。
犬や猫を飼っているミーティング参加者が、自分の犬や猫と一緒に映りながら、かわいいポイントを語ってもらう内容なのですが、動物が画面に映って癒されますし大概、飼い主の愛が炸裂してテンション高く語ってくれる為、盛り上がりますので、よろしければお使いください。
ミーティング開始すぐに雑談するというのは、やってみると難しいかと思うのですが、自分に合った方法で、雑談する為の準備をすることで、雑談が生まれ、楽しい企画やアイデアの打ち合わせができると思います。
昔、広告のアイデア学校みたいなところで勉強をしていた時に著名なクリエイターがおっしゃっていた印象強い言葉があります。
「企画を100案、考えたとすると良い案は大体、最初の１案〜３案か、最後の99案、100案にある。」
これ思い当たるなという方、いらっしゃいませんか？
僕は特に企画の打ち合わせだと、特に最後の99案、100案目に該当する案がミーティング終わり直前に出ることが多いなと思うのです。
13時-14時でミーティングをしたとすると、13時54分ぐらいに「その切り口いけそう！」「そのアイデアもう少し膨らませたい！」という状況です。
このミーティング終了直前に出てきた案や切り口を逃がさず、詰めきることがすごく大事だと感じています。
ですが、オンライン会議で起きがちなのが、議論している途中で定刻と共にミーティングルームが終了すること。
「あ、終了しちゃいましたね...。一旦、このミーティングは終わりということで。議事録ポストするので各自、次回までに詰めましょう」
みたいなチャットが飛んでくることありますよね。
それを回避する為に、基本定刻で終わらせるつもりで進行するものの、オンライン会議のミーティング予約を15分多く抑えておくのです。
この15分があるだけで、最後の１案をどうするのかを議論できて、形にする道筋が立ちます。
オススメです。
オンライン会議がうまくいく方法として、「声を張りましょう。」「ニッコリ微笑みましょう。」というアドバイスがありますよね。すごく大事だと感じます。
そして企画の打ち合わせやプレゼンでは特に、もっと極端である方が良いなとやればやるほど思います。
いわずもがなオンライン会議は映像です。
特にプレゼンにおいては映像コンテンツだと僕は捉えています。
受け手にとって、テレビやYouTubeで、人が喋っているコンテンツと条件は同じなのです。
（ミーティングの参加者のPC画面に、途中まで再生された石橋貴明さんのYouTubeチャンネルのウィンドウと、横並びで別ウインドウに私が映し出されている可能性が十分にある恐ろしい状況…。）
だから画面共有で映し出す資料も含め、トータルで映像コンテンツとして仕立て、能動的に話を聞こうと思ったり、興味を持ってもらわなければなりません。
話すときは、映像に出る出演者のような意識でいます。
半沢直樹や大和田常務を演じる堺さんや香川さんのように腹から湧き上がるような大きな声で、身振り手振りを大きく使って、楽しそうに表現する。
それを大真面目にやることが大切なのではないかと、オンラインミーティングがスタンダードになって以降、思い始めていることであります。
上記の、３つのポイントを実行する上で、ケアしておかなければならない要素があります。
それはミーティングの”音”です。
どんなに上記のポイント３つをしっかりやっても音が悪いと意味がありません。良い企画会議は作れませんし、人の心には届きません。
音が篭っていると聞き取りづらくストレスとなりますし、周囲の生活音など雑音が入ったりすると、非常に気が散るものですよね。
音が悪ければ、すべての準備は水の泡なのです。
ですから、PC内蔵マイクでも音は拾えると思いますが、良い企画会議をする上ではヘッドセットやマイクを用意して、聞き手にストレスを感じさせないようにする方が絶対に良いとお伝えしたいです。
ちなみに商品の選び方ですが、通販でレビューや売れ筋を見るのが良いと思いますが、最終、自分の声質にフィットして、良い商品だと感じるかは個人差があるので実際に使ってみないと分からない点が難しいなと思いました。
（これまで僕は３個ヘッドセットを買ったのですが、１つは元の声より線が細い印象になり、１つはすぐ壊れました。最後に残っている１つが、長時間装着していても気にならず、自分の声がクリアに聞こえるような印象なので使っています）
ご参考までに、僕が使用していて、なかなかいいぞ！と思っているヘッドセットを掲載させていただきますね。
Voyager Legend ワイヤレスヘッドセット（片耳/イヤフックタイプ）
いくつか買って試すというのも難しいと思いますので、自分の声質と似ている人や、オンラインで会議していて、「この人の音は聞き取りやすい！」と感じた人にヒアリングしてみるのが良いかと思います！
以上です。
第４回の記事をお読みいただき、ありがとうございます。
ほんとにここまで読んでくださったなと感激です…
また、次の更新まで。
ドラゴン