292 やる気を確実に引き出す会議術 その3

会議は、そのときだけでなく終わった後の整理や、メンバーのアフターフォローも大切です。今回の会議、そして次回の会議をより効果的にするためのヒントです。 

・フォローアップ 

また会うことを誰かと約束しましたか？ あるいは会いたい人はいましたか？ 電話、メール、手紙などで連絡をするなら、お互いに相手をよく憶えている今のうち。感謝の手紙はネットワークづくりに不可欠です。相手のしてくれたことが自分にとって重要で役にたっているということを、相手に知らせることができます。 

・情報の提供はすぐに 

誰かに情報をあとで連絡すると言いましたか。すぐやらないと忘れてしまいますよ！ タイミングが遅れたら、相手は何のことだか覚えていてくれないかもしれません。

・個人情報を整理する 

ミーティングではじめて会った人はいましたか？ その人は自分のアドレス帳に入っていますか？ 誰かについて書き加えるべき情報はありましたか？ 「また時間のあるときにやろう」と思っているうちに忘れてしまいます。すぐ、やりましょう！ 

・やると言ったことを整理する 

あなたは何をやると言いましたか？ それはいつまでに？ 忘れないように、どこかに記録しておきましょう。 

・はっきりさせる 

誰かにまかせることにした仕事はありますか？ 関係者はみんな同じように理解していますか？  

フォローアップして、やることをはっきりさせ、期限を決めるとよいですよ。 

・関係を修復する 

誰かと意見の食い違いはありましたか？ 議論の中で生まれた誤解がそのままになっていたり、自分の意見が理解されていないと感じている相手はいませんか？ これらの要素をはっきりさせて、しかるべき人との関係を修復しましょう。放っておくと悪化して、ミーティングの目的に悪い影響を与えます。 

・自分の計画とすりあわせる 

ミーティングの重要なポイントを思いだしてみましょう。あなたがもともと描いていた計画にあてはめることができますか？ ミーティングの結果、何かが変わりましたか？ その変化は、あなたの計画にどのような影響を与えますか？ 

・議論を共有する 

ミーティングでの決定は誰かに知らせる必要がありますか？ 必要な人が欠席していませんでしたか？ 参加者以外に知らせる必要のある関係者はいませんか？ 議事録を回覧する方法もありますが、ネットワーク上でファイルを共有する（掲示板など）が簡単です。 

・話しあわれた内容を整理する 

ミーティングのテーマについてのファイルはありますか？ 新しくファイルを作成する必要はありますか？ それとも、すでにあるファイルと統合しますか？ 

・ファイリングする 

ミーティングの配布資料や記録を机に積みあげたままにしないこと。あなたがとても自分に厳しく、その処理の山を毎日きちんと片づけられるのであれば別ですが、いますぐファイルしましょう！ そうしておけば、みたいときに簡単に見つけられます。また、ファイルをする前に不備なものは捨て、必要かどうか判断できないものは、その旨を書いておきましょう。