一般企業の対応は……

自社のミスによる返金の場合、

払出証書を送付する前に、封書または

ハガキでその旨をお伝えします。

最低限の「礼儀」として。

文書に作成した日を記載するのは常識です。

【文書例】

平成28年10月10日

○○ファンクラブ会員の皆様

平素は、お世話になっております。

株式会社 ○○ ファンクラブ事務局でございます。

先日もお伝えさせていただきましたとおり、誠に勝手ながら当ファンクラブのサービスを停止させていただく事となりました。

つきましては、お振り込みいただきましたファンクラブの年会費(4000円)を、後日お送りいたします払出証書にてご返金させていただきます。

御多忙の中、お手数ではございますが、最寄りの郵便局にてお手続きをお願いいたします。

尚、払出証書の有効期限は発行日より6ヶ月となりますので、予めご了承下さい。

○月を過ぎても払出証書が届かない場合は、再発行を致しますので事務局までご連絡ください。

略儀ではございますが、取り急ぎ書面 にてお詫び申し上げます。

どうか今後とも変わらぬ ご支援のほどよろしくお願い申し上げます。

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会社名

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これが誠意ある対応……というか

ごくごく一般的な対応です。