今すぐ確認！マイナンバー実務

年末調整も近づいてきました。今年から源泉徴収票にもマイナンバーを記載する箇所が設けられます。

マイナンバー収集についても早めに対応しておかなければなりません。

企業様からのお問い合わせをご回答いたします。

Q．年末や年始にかけて提出する書類にマイナンバーの記載が増えてきました。マイナンバーを使用するにあたって気を付けなければならないポイントを教えてください。

A．『マイナンバー制度』が施行されて早10か月が経ち、事務局の皆さまも収集や管理に追われているものと思います。行政機関等への提出書類については平成28年1月1日以降の書類にマイナンバーの記載が必要になるため、今年の年末から本格的にマイナンバー制度が加速していくものと思われます。

１．社内ルールをつくりましょう

　収集・管理をするためには、まず組合内でのルールを作ることが大切です。①マイナンバー責任者・担当者を決め、②取扱方法（マニュアルや業務フロー）を明確にし、情報漏えい等のリスクを最小限にしましょう。また、ルールを作ることで担当者の交代時も引継がスムーズに行えます。

２．収集時期の確認

　収集は、原則として『行政機関に提出する必要が生じた時点』で可能になります。ただし、将来必要になることが予想されるのであれば事前に提供を受けることも認められています。

　例えば、個人から駐車場を借りていて、年間の駐車場代が15万円を超えることが明らかな場合は、契約時にマイナンバーの提供を受けることができます。

　しかし、年間の駐車場代が15万円以下の場合は支払調書の提出義務がありませんので、マイナンバーの収集をしてはいけません。支払調書を提出する可能性があるからというだけで収集しないように注意が必要です。

３．収集方法と本人確認の徹底

　マイナンバーを収集する際には、その利用目的をできる限り特定し通知する必要があります。また、収集時には本人確認（番号確認と身元確認）が重要となります。本人確認は①個人番号カードによる確認、②通知カード等と運転免許書等による確認の方法があります。本人確認は重要な事ですので怠らないよう徹底して取り組みましょう。

４．保管と廃棄について

　マイナンバーが記載された書類は金庫や鍵付キャビネットでしっかりと保管するようにしましょう。また、マイナンバーが記載された書類は、書類ごとに定められた保存期間を経過したときに速やかに廃棄をします。退職者の書類をすぐに廃棄をしたり、いつまでも保管しておかないように注意をしましょう。

　マイナンバー関連の疑問は国税庁、内閣官房のHPにたくさんの「Q&A」が掲載されています。参考になることが多く書かれていますので一度ご覧になってください。

　マイナンバー制度はこれからますます重要度が増していく制度です。置いて行かれないためにも皆さんで情報収集と情報提供に取り組んでいきましょう。