組合で関わるマイナンバー業務のポイント

Q．近頃、新聞等で『マイナンバー対策は万全ですか？』といった文字をよく目にするのですが、マイナンバーはどのような業務で使用するのでしょうか。

A．2016年1月から『マイナンバー制度』が施行されました。この制度では、国民一人ひとりが、マイナンバー（自分だけを識別する特定の番号）を持つことになります。この番号を使うことで、私たちは、区役所や税務署などで、簡単に行政サービスが受けられるようになりますが、一方でセキュリティ対策をしっかりと行わなければ、情報漏えい時に責任問題が発生する可能性がありますので、実務担当者への負担は大きくなることが予想されます。

では、ご質問の実務担当者に関わってくる業務ですが、大きく分けて職員関連業務と外部報酬業務の2つがあります。具体的に見ていきましょう。

　このような業務に関連して、区役所等に提出する源泉徴収票や支払調書、その他の届出書等には、それぞれマイナンバーを記載することが必要となります。

　職員関連業務では、給与や社会保障に関連して発生する業務が多く、何らかの形でマイナンバーが関わってきます。ここで注意したいことは、扶養控除を受けるとき、家族を健康保険に加入させたりするときなどは、扶養親族など家族のマイナンバーも必要になるという事です。

　外部報酬業務では、税理士等の組合外部の相手に対しても、職員と同様の対応が必要となります。外部の人からのマイナンバーの収集には、時間と労力がかかることが予想されます。さらに取得した番号については「安全管理」の義務が発生しますので、「特定個人情報の適正な取扱いに対するガイドライン」に沿って、情報漏れをしないよう、しっかりとした管理体制の構築が必要となります。

　国税庁や厚生労働省のＨＰにマイナンバーについての「よくある質問と回答」や社会保障・税番号制度導入に伴う各種様式の変更点が掲載されていますので、一度ご覧ください。