【総務部】2021年新入社員による所属部署紹介 Vol.２
こんにちは！総務部人材開発課の工藤です！
今回は、総務部の部署紹介として総務課・情報システム課・経理課を紹介します♪
総務課
Q. 総務課の業務内容を教えてください。
私自身は、主に給与・賞与や入退社・社会保険の手続き、団体定期保険やスポーツクラブ入会手続きなどの福利厚生手続きを行っています。総務課のお仕事は他にもあって、名刺作成やトナーの発注・備品管理（コピー用紙）などを行っている社員もいます。
Q. 仕事をする上で意識していることは何ですか？
給与・賞与は社員の方にとって大事なことです。そのため、ミス0を当たり前にすることを意識しています。
また、もしミスをしてしまったら、間違ってしまった理由や対策法を考え、同じミスを繰り返さないように業務フローを見直しています。
Q. 総務課で働くやりがいや魅力は何ですか？
給与には労働基準法、健康保険・厚生年金法などたくさんの法律が絡んでいます。また、法改正にしたがって自分の知識を改め、対応もしていかなければなりません。そのため、覚えることはたくさんあります。自分自身で積極的に知識を更新していくことで、信頼を得られ、安心して任されることがやりがいにつながります。
Q. 今後注力したいこと、展望を教えてください。
現在、各手続きを紙ベースで行うことが多いですが、より効率よくするためにシステム導入を進めています。例えば、これまでは1つの用紙を複数の関係者に回覧していたため、時間がかかっていましたが、ワークフロー化することで申請から承認までの時間を大幅に短縮できます。総務課にはまだまだ紙ベースでの申請・手続きが多いので、様々な業務の電子化を進めていくことで手間を無くして効率よく業務を行えるようにしていきたいです。
―Oさんありがとうございました！
情報システム課
Q. 情報システム課の業務内容を教えてください。
情報システム課は、社内システムが安定的に稼働して滞りなく業務が遂行できるように管理を行う事と、システムに関する質問や要望に対応するいわばヘルプデスクのような役割をしています。具体的には、社内で利用するシステムの管理運用とパソコンやプリンタ・電話といったハード的な機器の管理、ネットワーク管理、トラブル・要望対応などを行っています。
Q. 仕事をする上で意識していることは何ですか？
二つあります。一つ目は、優先順位をつけながら業務をすることです。
仕事の都合上、スポット対応が発生することが多いです。そのため、現在行っている仕事とどちらを優先させるのかということが重要になってくるので、何時までに解決したほうがいいかということを確認して、取り組む内容の優先順位を臨機応変に決めています。
二つ目は、相手の伝えようとしていることをよく聞くことです。
分かっているつもりでも、相手の解釈と自分の解釈は違うので、細かく質問して掘り下げていって理解するようにしています。回答もわかりやすく伝えることを意識していて、専門用語を使いすぎたりしないようにしています。
Q. 情報システム課で働くやりがいや魅力は何ですか？
常に最新の情報に目を向けながら社内にとってどれが最適かを考えながら業務ができることが魅力です。
また、数学を解くのと同じようにたくさんある解決方法の中から、より最適な手順で課題解決できた時に感じられる爽快感がやりがいとして挙げられます。逆に、その時に目論見が外れてしまうと大変ですが、いろいろ考えて解決できることは楽しいです。
Q. 今後注力したいこと、展望を教えてください。
在宅ワークが進み、紙を減らしてなるべくデータで処理することが増えていて、まだまだ手順やツールを見直さなければならないところがあると思います。
そのため、その辺りを皆さんの要望を聞きながら、マッチングさせて業務が効率よくなるようにDXを進めていきたいと思っています。
―Tさんありがとうございました！
経理課
Q. 経理課の業務内容を教えてください。
経理業務は国内と海外に分かれています。まず、国内に関しては債権・債務に関する業務を行っています。
債権は富永貿易からお客様に対して請求から回収までを管理する業務です。経理課では、そのうちの入金と債権残管理に関連する業務を担っています。商売はものを渡して終わりではなく、渡したものに対してお金を回収して初めて成り立つものです。そのため、請求した金額と入金があった金額が一致しているかなどのチェックを行っています。
債務は富永貿易から取引先に対してお金を支払う業務です。各部署から支払いに関する伝票が提出されるので、その内容をすべてチェックしています。毎月提出される伝票は、約700件から800件もあります。それらの伝票をチームで分担して、さらにダブルチェックを行い支払うまでの業務を行っています。
海外に関しては、富永貿易は輸出入業務が行われているので、それに関連する業務を経理課で一部担っています。業務内容としては、輸入を行っている商品部・国際事業部・資材原料部と輸出を行っている国際事業部と営業本部輸出課と連携を取りながら海外への支払い業務や入金業務等を銀行や通関業者等との窓口となって対応しています。
債権債務以外には、決算業務や社員の方々が外出・出張時等に立て替えた経費の精算の処理、総務庶務など多岐にわたる業務を行っています。
Q. 仕事をする上で意識していることは何ですか？
「わからないことはそのままにしない」入社した時からその意識は持って業務に取り組んでいます。
昔は今のように部署が多くなく、一つの部署で一連の業務を完結させることが多かったように思います。そのため、ある程度自分の所属部署で知れることがたくさんありました。ですが、どんどん会社の組織が変わって、分業化されていった今ではそうはいきません。自分だけが良ければいいのではなく、川上から流れてきて今度受け渡すときに後の人がどうする方がいいのかなどの前後の流れや連携を考えながら仕事をすることを意識しています。
ここ数年でいうと、コロナで急激な変化があって、大変でしたが、その中でいかに経理課として仕事の質を保ちながら、在宅勤務で極力支障のないように回すことができるかということを意識しています。
Q. 経理課で働くやりがいや魅力は何ですか？
経理課は、数字合わせなどのチェックをすることが多くて、苦労するところもありますが、それを合わせられたときにやりがいを感じます。
また、会社の指標ともなる決算書の作成に携われるので数字での会社の状況を知ることもできますし、総務部にいることで会社全体を見る機会が多いことは魅力です。
Q. 今後注力したいこと、展望を教えてください。
支払いが滞ってしまったら会社の信用を無くしてしまうことにもつながるので、円滑な運営が重要であると考えます。まずは、自分の部署が円滑に回れるように経理課メンバーでジョブローテーションを行うことで、お互いがカバーし合える環境を作りたいと思っています。また、経理伝票はどうしても紙が必要になってくる部分はありますが、環境が変わっていく中でも、色々なシステムを使うことや他の部署との連携を上手くとることでより良い方向に向かって対応していけるようにやっていきたいという思いはあります。
―Kさんありがとうございました！
Q. インタビューを終えて
今回インタビューを通じて、一口に総務部といっても様々な仕事があり、縁の下の力持ちとして会社を支えていることを改めて実感しました。
今回掲載した総務課・情報システム課・経理課について詳しいお話を聞くことはなかなかできないので大変貴重な経験となりました！ご協力いただきありがとうございました！