皆さんこんにちは、総務部の工藤です。

営業アシスタントとはどのようなお仕事だと思いますか？

営業のサポートというイメージがあるのではないでしょうか？

富永貿易の営業アシスタントは営業担当だけのサポートに留まらず多くの部署の人と関わり、幅広い領域でサポートしています。

今回は、営業アシスタントが所属する「業務推進課」についてご紹介いたします。

【業務推進課の主な業務内容】

●お客様からのお問い合わせ対応

お客様からの電話やFAXでくる様々なお問い合わせに対応しています。

例えば、お取引先様からくる富永貿易の「商品の見積が欲しい」や「JANコード（バーコード）を教えて」「在庫を確認したい」などの依頼への対応があります。

また、「販売店紹介」といって一般のお客様からの「この商品はどこに売っていますか」という問い合わせに対して実際に販売している店舗を探し、ご案内をする業務も行っています。

●社内調整

お客様からの発注～納品までスムーズに行えるように調整する業務です。

全体の流れの中で、取引先様や納品先(お届け先)様の情報を社内システムへ登録するためのマスタ登録依頼や見積もり作成のほか、受注があった商品の在庫確認や納品後のトラブル対応を行っています。

営業担当や受発注業務をしているSCM部と連携を取って各部署の業務が円滑に回るように、多くの部署と関わり合い、発注から納品までの流れが滞らないようにする架け橋の役割を担っています。

●お客様へのサンプル商品の発送

お客様（お取引先様）から商品のサンプルが欲しいという依頼を受け、商品を発送する業務です。

●サンプル商品の管理

上記のサンプル商品の発送に付随するのですが、発送する商品の在庫管理をしています。

●ダミーラベルの管理

ダミーラベルとは自動販売機の正面に並んでいる商品見本のことです。こちらもサンプル商品と同様、業務推進課が在庫管理や発送業務を行っています。

●伝票作成・伝票処理

納品書や請求書を発行してお客様に送付することや、逆にお客様からの請求があればシステムに入力して経理課に支払いの依頼をすることもあります。商品を届けて終わり、請求書を発行して終わりなのではなく、きちんと入金されているか・差異はないかなどの確認も行っており、請求書金額と入金金額が一致してようやく商売が完結します。

【実際に業務体験を行いました！】

今回業務推進課の皆さんと関わるのは初めてでしたが、皆さん明るく活気のある部署だと感じました。業務推進課の仕事内容や普段使っているシステムの使い方など無知の状態で飛び込んだのにも関わらず、優しく丁寧にレクチャーしてくださいました。

私は、普段の業務でお客様に商品が届くまでの工程に携わる機会はなかなかないので大変勉強になりました。また、自分の部署以外の社員の皆さんの仕事の様子を直に感じられたことは私にとって良い刺激になりました。

【社員インタビュー】

Q. 業務をする上で意識していることは何ですか？

お客様から発注がくると、出荷する倉庫へ出荷情報を渡すためにSCM部は受注入力ならびに数量調整などをその日の16時までに完了しなければなりません。そのため、中継ぎをする営業アシスタントとしての対応が遅れると、その後の処理が滞り、手配が遅れてお客様に迷惑をかけることに繋がります。そのため、スピード感をもって対応することを意識しています。

Q. 業務推進課の魅力や働くやりがいを教えてください。

ほぼすべての部署と関わりを持てること、一般のお客様（消費者の方）と販売店紹介などで直接声を聞くことができることは業務推進課ならではの魅力であると思います。

また、アシスタント業務の中には、営業担当とSCM部の間に入って調整を行うものもあります。内容によっては、営業担当へ判断を仰ぐのではなく、自身で考え、対応することもあります。そのため、「このお客様にはこのように対応しよう」と理解しておくようにしています。そうすることで、営業担当の手を煩わせることなく対応することができ、結果的に素早い対応にもつなげられるようになります。このように色々な部署のサポート役として人の役に立てることがやりがいです。

Q. 仕事をしていて大変だと思うことは何ですか？

予期せぬトラブルへの対応は大変です。

トラブルは1つ発生するとそこに付随する形で立て続けに発生してきます。そうすると通常業務ができなくなり、時間に追われてしまうので大変です。

Q. 今後注力したいことや展望を教えてください。

今までの経験を活かして他の部署で仕事をしたいです。

例えば、SCMの在庫移動業務をアシスタントで身につけた経験を活かして取り組みたいと考えています。

―Sさんありがとうございました！