後で苦労しないためにしっかり準備！だけではなく「後片付け」が大切な理由

仕事では準備が大切だといいます。

このブログでも過去に紹介をしていますが

仕事だけではなく転職活動でも特に準備が大切です。

今回はその少し後のお話です。

後片付けの目的について考えたことはありますか？

なんとなくやらなければいけないからと思って

当たり前のように出来ていることかもしれませんが

目的がわかれば取り組み方も変わってきます。

データをまとめる際に準備をしようと過去の情報を見つけてきて

あれ？この数字はどこから取ってきたんだっけ？と探すことに時間を費やしてしまうことってありませんか？

資料作成の例でお話をしますが、筆者は良くその状況になりました。

資料を作る準備をして資料を完成させたら終わり。

そう考えていたので同じような資料を作る時に同じような作業を毎回していました。

要は使い切りです。

仕事に慣れてきてある程度の数字の量をまとめるようになると

数字が合わないことも多々あります。

その原因がわかった瞬間はとても気持ち良いですが

全ての過去データから根拠になる数字を都度拾っていると

簡単な資料を作成する以上に時間が必要になります。

比較する過去のデータも増えればズレも生じやすくなりますので

使い切りの資料を作成した時のやり方では追い付かなくなってしまいます。

この時の準備は過去のデータを探して揃えることであって

その揃ったデータを加工していくとなると、量が増えれば当然難易度も上がります。

ずっと同じ作業だけが出来るわけではなく

同時進行をしている一つの仕事にすぎませんので

別の仕事の対応をしたら忘れてしまってまた探さなければいけなくなってしまうかもしれません。

効率良く仕事を進めたいので準備は頑張るけど、これは効率的ではありませんよね。

資料を作ったらそれで終わりだとこのようになってしまいます。

そこで解決をするために意識したのが

今まで準備として揃えていた過去のデータの状態です。

一日の仕事が終わったらやりっぱなしではなく整理整頓をして帰ると思います。

それは次の日の仕事に入りやすいためです。

同じようにデータもその場限りではなく「次に使う」可能性を考慮して

後片付けをするようにしました。

Excelであれば加工の段階でファイルが沢山出来てしまうことはあるでしょう。

ファイルを沢山わけてしまって後で見た時に工程が思い出せないと数字も探せません。

毎年、同じ目的の数字を出すのに手作業がその場のアイデアで

位置や使っている関数、並び順などが異なり手入力の箇所があったりすると

それが資料を作成した際に気づかぬミスを招いているかもしれません。

資料を作り終えたあとの後片付けをして

作成の方法が頭にあるうちにデータも整理整頓をしておくと

長い目で見たらそれが次回の準備となります。

もちろん、それを意識して作成段階で統一させることが出来れば最高ですが

慣れないうちはその場での対応が多くなってしまいます。

整理整頓をしている時に作業を思い返して苦戦をした箇所を次回に向けてわかりやすくするだけでも

次で少し楽も出来ます。

出来ている人からすれば当たり前のことなのかもしれませんが

準備の質を変える方法として、こういった場合の後処理も意識してみると

仕事が進めやすくなると思います。

営業であれば

商談をして結果がでて終わりではなく

上手くいったのであれば「なぜ上手くいったのか？」

失敗した場合は「なぜ失敗したのか？」

を整理することで次の営業活動に活かせますから準備の質が変わってきます。

失敗は糧になると言いますが

やり切りでは糧になりません。

失敗した後にどのように意識して受け止めてアウトプットしていくかが大切です。

転職活動でもそうで

選考の合否が結果としてかならず出ます。

通過の場合は「なんで通過したのか？」を意識すると

次の選考、内定後であれば働き出してからスタートダッシュを切るために期待されていることが想像できます。

不採用の場合は「なんでダメだったのか？」を意識することで次の会社の選考で改善をすることも出来ます。

その企業が不採用だった理由を改善したら

次の会社の選考が通過するかどうかは一概に言えないのは

不採用だった理由が他の会社では通過理由になることもあるからです。

あくまで可能性の一つとなり

準備で企業が募集する要件と照らし合わせて判断すれば良いです。

なので「相性」「縁」という言葉をよく使いますが、通過をしたいに決まっていますので

選択肢を持つことが大切になりその情報は選考の結果からも集められます。

少しスパンの長い話では

キャリアでの失敗も整理されていないと次に活かせる職場は見つかるかもしれませんが、探せません。

このように次のステップに向けた準備の質を上げるタイミングは機会毎に訪れます。

それは積み重なっていくもので、気づきにくいですが成長している瞬間なのかと思います。

是非、「後片付け」を意識してみてください。

転職活動ではなかなか自己判断が難しい場合や結果の理由までは教えてもらえないことが多いですので

転職エージェントはフォローに加え企業から理由を回収してくれます。

なので選考を重ねると質が上がっていくサービスとも言えます。

興味がある方は以下をご覧ください。