訪問者を受ける側のマナー（立ち居振る舞い）
みなさまこんにちは。
村山愛でございます。
本日もありがとうございます😊
いよいよ梅雨の時期がやってまいりましたが、上田さんもおっしゃっていた通り、今年はまだまだ雨の少ない梅雨となっているようですね🌂
とはいえ、近所の公園の紫陽花も戸惑いながら笑咲いております。
梅雨といえば紫陽花！
この紫陽花の花言葉、ご存知の方も多いと思いますが、代表的なのは
「移り気」
その他、色により変わるそうですが、
冷淡、冷酷等々…
割とマイナスな言葉が多いのですね😅
しかし、可愛らしく丸いフォルム、ジューンブライドの時期にふさわしい季節の花という事で、以前は避けられていた紫陽花も、最近では結婚式のブーケなどに使われることも多いようです😌
実は、 可愛らしい小さな花々の集合から、「家族団欒」「家族の結びつき」
ピンク色は「元気な女性」白色は「寛容」といった結婚式にピッタリのプラスの花言葉もあるのです‼️
しかしながら、実際のところは、有名なマイナスの花言葉のみを受け取る方も多いことでしょう。
せっかくの可愛らしい、ピッタリのお花ですのに…もったいないですよね‼️
マナーの観点からも、結婚式に紫陽花を使用したり、贈ったりする場合は、一言、プラスの花言葉についてコメントすると、良いかもしれませんね‼️
さて、今回は前回の続き、
「訪問者を受ける側のマナー」
について書いていきます。
では、前回の「訪問時のマナー」同様基本の流れです。
〜準備〜
①応接室等の準備
・前後の使用状況を確認し、余裕を持って部屋を確保する
・清掃がきちんと行き届いているかチェックする
・室温を調整しておく
〜受付〜
②受付
・来客に気づいたらすぐに立ち上がりあいさつをする
・相手の会社名、名前を確認し、担当者へ取り次ぐ
〜案内〜
③案内誘導
・行き先を告げ案内する
・応接室に着いたらノックをして入室
〜商談、打ち合わせ〜
④担当者はノックして入室する
・挨拶をし、名刺交換を行う（スムーズな名刺交換！ご覧ください）
・着席を促す
・お茶を出す。勧める
〜お見送り〜
⑤お礼の言葉を述べる
・名刺を納める
・お見送りをする
〜辞去〜
⑥忘れ物がないか確認をし、次の人がすぐに使用できる状態にしておく
では、詳しく見ていきます。
【来客に気づいたらすぐに立ち上がり挨拶をする】
・立つタイミングにより、相手の受ける印象は全く異なってしまいます。
タイミングよく立ち上がり、笑顔で明るい挨拶をしましょう。
【相手の会社名、名前を確認し、担当者へ取り次ぐ】
・会社名、名前、アポイントの有無を確認します。
アポ有り→「〇〇商事の△様でいらっしゃいますね。お待ちしておりました」
アポ無し→「どの様なご用件でいらっしゃいますでしょうか」
アポ無し（アポの有無をおっしゃらない）→「本日はお約束をいただいておりますでしょうか」
・迅速に担当者へ取り次ぐ
受付⇨担当者へ
「△時にお約束の〇〇商事の△様がお見えになりました。いかがいたしましょうか」
この時、担当者との会話が訪問者に聞こえる場合もあります。同僚であっても、担当者に対し適切な言葉遣いで取り次ぎましょう！
「了解でぇ〜〜す」×
「かしこまりました」〇
等々注意しましょう！！！！
受付⇨お客様へ
「すぐに〇〇が参りますので、こちらでお待ちいただいてよろしいでしょうか」
「少々お待ちいただけますでしょうか」
・担当者不在の場合
１．担当者の不在をまずお詫びします。
やむを得ず不在の場合もありますが、まずはご足労いただいている訪問者に対しお詫びをすることが大切です！
２．対応について、お客様の意向を伺いましょう。
「申し訳ございません。あいにく〇〇は外出しております。△時には戻る予定ですが、いかがいたしましょうか？」
お待ちになる場合⇨応接室に案内し、お待ちいただく
伝言を承る場合⇨伝言を正確に聞き、最後に再度お詫びをする
【行き先を告げ案内をする】
・ご案内する時は、お客様の2〜3歩左前方を歩いて先導します。
この時、全く背中を向けるのではなく、少しお客様の様子をみながら、カニ歩き風🦀笑に先導すると良いでしょう！
【応接室に着いたら、ノックをして入室】
・ノックは3回します（トントントン）
正式なノックの回数は3回です！2回はお手洗いです！覚えておきましょう！
【お見送りをする】
・訪問者側より申し出があり、玄関よりも手前で見送りをやめる場合
「こちらで失礼いたします。」と挨拶をします。
以上、基本的な流れと共に各項目のポイントを簡単にお伝えしました。
お客様、訪問者をお迎えするに当たり、気をつけるポイントをしっかりと頭に入れ、スムーズに笑顔で対応できることが大切です！
接客対応のマナーは対応者一人の行動により、その会社の印象を大きく左右してしまいます。
訪問時のマナー同様、会社、組織の代表者として、その後のビジネスチャンスをしっかりと掴めるような、立ち居振る舞いをしてくださいね‼️
2回に渡り、訪問時、訪問者を受ける側、両者のマナーをお伝えしました。
次回からは、更に詳しく！誘導や、お茶出しにについてなども書いていけたらと思っておりますので、ご興味ある方はぜひご覧いただけますと幸いですm(._.)m
冒頭にも書かせていただきましたが、紫陽花の綺麗な季節、プラスの花言葉を心にきざみながら、優しく咲き誇る紫陽花に、しっとりとした季節と共に皆様、癒されてくださいね！
本日も最後までありがとうございました😊