ビジネスメールのマナー

皆様こんにちは

上田由佳子でございます。

9月も半ばを過ぎ、七十二気候では「玄鳥去」と書いて「ツバメサル」という季節のようです。

春に来たツバメが暖かい場所へ帰って行く季節ですって。

次の春までのお別れです。

元気で帰ってきてね。

子供を見送るお母さんのような気持ちになります。

日本では昔から季節を表す言葉が多く、その季節季節の人々の気持ちや感情も感じる事が出来ます(*^^*)

季節を肌で感じる感覚や思いは、昔も今も替わらないのですね✨

さて今回は、メールのマナーについてお伝えしていきます。

メールにマナー？

と思う方もいらっしゃるかも知れませんが、最近のビジネスシーンではとても重要なのです。

と言いますのも、一般社団法人日本ビジネスメール協会が行った2016年の実態調査によると仕事で周囲とコミュニケーションをとる主な手段で「メール」が98.22％ともっとも多く、次いで「電話」が91.06％、「会う」75.97％という結果で、メールが一位でした。

そしてメールの不安の第一位は「正しく伝わるか」、不快なメールの第一位は「文章が曖昧」という事でした。

これらの結果からも、メールにもマナーがとても大事だという事がわかりますね。

プライベートでのメールとは違い、仕事に関わるやりとりをするメールを「ビジネスメール」と呼びます。

手紙にも書式があるのと同じで、ビジネスメールにも一定の書式があります。

電話は声や話方で判断され、手紙では文字の書き方や文章の内容で判断されますね。

ビジネスメールは、文章の書き方だけで判断されます。

ですので、貴方の考えているニュアンスや感情はとても伝わりづらく、誤解を生じやすいです。

そしてそれは会社の代表として貴方が書いたものと判断されますので、会社の印象になるという事も常に考えながらメールを書く事が必要となってきます。

では、感情も伝わりづらく誤解を生じやすいメールが何故ビジネスでは活用されるのでしょうか？

まずメールを使うメリットを見ていきたいと思います。

・相手の時間を拘束しない。

・無料

・同時に沢山の人に送信できる。

・思いたったらすぐに送信できる為、無駄な時間を作らなくて良い

・データなので、収納に場所を取らない

・検索できる

・過去の履歴もすぐに引き出せる

・データとして残っているので送った送らないや、文字なので言った言わないなどのトラブルを防げる

いかがでしょうか？

このように考えてみると、ビジネスに必要な要素がたくさんございますね。

まずビジネスメールの書き方のポイントは

「わかりやすい」「適切な言葉遣い」「過不足ない情報」です。

まずこの3つのポイントを念頭に置いておきましょう。

一般社団法人日本ビジネスメール協会の調査でも、不快に感じた事がある方の理由として

「文章が曖昧」「文章が失礼」「文章が攻撃的」「必要な情報が足りていない」「メールが読みづらい」

などがあげられています。

逆にこれらに気をつけていけば、とても便利で有効なツールです。

正しいメールの書き方を習得して、ビジネスシーンに役立てていきましょう。

次回からは具体的にメールのマナーとコツをお伝えしていこうと考えております。

今回も最後までお読みいただきありがとうございます。

私の家の近所では、お祭りの真っ盛りです。

それぞれの町会がお神輿をかつぎ、子供達も声を張り上げ活気があり見ているこちらまで楽しいですね。

近頃は子供達も少なく、大人だけで巡行している地域も多いようです。

まだこんなに活気のあるお神輿が見れるんだとほっとした気分です。

このような日本の行事は守っていってほしいものですね。

上田　由佳子