事務所開業の話1７　「業務日誌をつけよう」

会社勤めをしたことのある人は、営業マンをはじめとして、毎日の業務報告書なり、日報也を付けたことが多いでしょう、

其処には、

年月日、名前。配属部門、時間ごとの区切り、車使用の人なら、今日一日走った距離数、訪問先、内容(訪問先名、訪問内容、売り上げ商品、研修内容、契約書、受注見込み額など）

確認欄には、部課長など上長の確認印や変更項目、成果点数など

ところが、１人で始めるとなるとこのような日誌をつけるところではないかもしれませんし、めんどうでもあるでしょうが、後々の資料としては有ったほうがいいに決まっています、

特に売り上げの推移は、売上帳だけから数字を引っ張て来るだけではなく、日報があれば、その変化の要因を使うに役立つことも有ります。

手帳に手書きで入れてあるなら、パソコンは、一日の整理として入力しましょう。

そして、これは、手書きよりは、パソコンなどで管理する方が、後からの間違いや、業務改善策にも検索しやすい為、パソコンで管理したほうがいいです。

一般の、個人日記でも、パソコン管理であれば、過去の大事な記録を検索するにも、パソコンの方がいいのですが、手書きには手書きのよさが有りますので、一概にパソコンがいいとも言えません。

業務日報に入れたい項目には文書の受発信記録があります。

公のハガキや封筒の物は、日付印が押してないので、いつ受取ったかを後から調べるには厄介です。

毎日、届く業務用の返信文書なども加えて、受信日・返信日・振り込み日・請求日などが一覧できる表を作っておくと便利です。

これがあれば、数年に一度同じ事がやって来るパターンの物は、いつ頃来るだろうとか、いつまでに返信が必要だと言う事が過去のを見て推則しやすいので、毎日の業務計画の１つとしてスムーズになります。

その他、収支金額・訪問先のルートガイド、必要持参物、担当者の特徴、など色々書き込んでおいた方がいい情報を書き込んでおきます。

これは、スマホと連動しておくと、便利です。