事務局の立ち上げ

中小企業の社長や、セミナー講師業など、ご自身がメインで仕事をこなしている方の場合、受講生や顧客への個別対応が大きな業務量となってきます。営業力や集客力のある社長はどんどんお客様が増えていきますが、個別にご案内を送り、入金管理をし、アフターフォローをするのは、徐々に難しくなります。そこで「事務局」「社内」というものを準備する必要が出てきます。 

対象： セミナー講師など、顧客対応が必要な場合。

これまで「B to B」が中心の事業形態の方が、その専門知識を活かして講師を依頼された場合など、「B to C」の対応が必要になります。月に2回セミナーを開催し、毎回5人の参加者だとしても、3か月で30人の顧客になります。これらの顧客一人ひとりに対し、申込を受け、座席を確保した返事をし、支払い方法を伝え、入金を確認し、遅ければ督促し、持ち物を連絡し、場所を連絡し、前日にリマインドメールをし、翌日にサンキューメールをし、1週間後にフォローメールをし、質問にお答えし、次回のご参加をお誘いし……×30人分です。個人的なメールや電話のやりとりで対応していては、他の業務に差支えます。準備しておかなければ、せっかくの顧客のご興味もご縁も失ってしまいます。しかし、準備をしておけば、無駄なお問い合わせは減り、皆さんが満足してご参加いただけます。

弊社に、よくあるご要望は次のようなものです。 

  「経理担当者は入出金管理はできるが、顧客に直接対応するメールの文章やアフターフォローの心づかいのポイントがわからない」

「販売経験があり、クレーム処理もでき、フェイスtoフェイスには強いスタッフはいるが、事前のルール説明やサービス規約などは苦手」

このようなことの両方対応できる状況にしたい、というものです。  メールやwebツールを活用し、管理が簡単にできるよう、事務局としてのフローを整えていきます。

内容：

 ・商品設計、特典の確認 

　日付 　受付開始時間 　開始時間 　終了時間 　場所 　内容告知文 　申込方法 　参加費 　支払方法 　当日の受付方法 　キャンセル方法

・申込みフォームの作成 

 ・ホームページなどへの掲載 

 ・メルマガでのご案内 

 ・申込者へ入金案内、未入金催促 

 ・入金管理表に入力。経理への報告 

 ・お客様とのメールのやり取り 

 ・前日のリマインドメール 

 ・翌日のサンキューメール、次回のご案内 

 ・参加者リスト作成（入金状況入力）

料金： 

プロジェクト初期費用

 　10万円（税別）～ 

 通常運営（最少契約期間3か月間）

 　月々20万円（税別）～ 

業務量によって料金はご相談させていただきます。

 上記金額の目安は、のべ受講生が50名以内の場合です。 

ご依頼までの流れ： 

・ご相談打ち合わせ（1時間前後）

 　どのようなセミナー、講演会の運営を希望されているか、現状の課題などをお伺いします。

・お見積り

 　できるだけ御社のメンバーでできるように、初期の立上げや雑務整理を目的としていますので、3か月間を目安に事務局フローが出来上がるようご提案しています。  

・業務開始

 　セミナーの日程に合わせて、準備を開始します。すでに動き始めているセミナーでも途中からジョイントは可能です。