事務所開業の話18
本日は、事務所のアンケート作成についてのお話しです。
多くの企業がこのアンケート作成を行っているのは、言うまでもなく、企業の体質改善に始まって、顧客からの要望やクレームの調査を行うことです。
一般に、我々士業事務所がこのようなことを行うところは、たいへん少ないかと思われます。その理由の一つは、めんどくさいとかアンケートを取るほどの理由がないなどによるものです。
しかし、これは、事務所経営の一環としてやってよいことの一つに違いないことは、容易に想像がつくでしょう。
時折このようなアンケート調査は、どこからともなく来ることがありますので、それらを参考に、あなたの事務所も作ってみてはいかがでしょうか。
また、行う時期は、顧客から依頼業務完成後・勉強会やセミナーを受けた後すぐに行うのがよいことは言うまでもありません。
その際、アンケートに協力いただけた顧客には何らかの粗品が返礼できれば、いいでしょうが、中々返礼の品も何を送ればいいのかわかりにくいものです。例えば、「図書カード・記念切手・有料講演会やセミナーの招待券又は割引券」など「お送りくださった方に抽選で〇〇名様に送ります」というのは、どうでしょうか。
下記に例示します。
《アンケートご協力のお願い》
各位 令和〇年〇月〇日
平素は、当事務所をご利用くださいまして誠にありがとうございます。
この度、弊所では、より良いサービスをお客様にご提供させていただくために、ご利用に際してのアンケートを実施しております。誠にお忙しい中恐縮ではございますが、ご協力のほどよろしくお願いします。
お名前 （ ）
業者名 （ ）
１．ご利用業務 （ ）
２．弊所の対応 よい 普通 悪い
３．値段 高い 標準 安い
４．説明のご理解度 難しかった 普通 わかりやすかった
５．今後のご依頼 依頼したい したくない わからない
６．ご紹介について 紹介したい したくない わからない
７．ご要望・ご意見 （ ）
同封の弊所あて封筒又は、このままFAX,メール添付などいずれかの方法でご返送ください。
ご返送いただいた方全員に、些少ながら、記念切手にてご返礼申し上げます。＊１
※１お客様の個人情報は、このアンケートについてのみ利用させいただくもので、他の目的に使うものではございません。
敬具
〒123-5678 岐阜市中央区北123
行政書士 大日本岐阜事務所
TEL 123-45678 FAX 123-0987
Mail gifuoffice@s-mail.co.jp
＜注意点＞アンケートを取る際には、下記のような点に注意しましょう。
・できるだけ簡単にする。
・個人情報に気を付ける旨を挿入する。
・質問内容は、できるだけ一般的な内容にする。
・相手の了承が得られない限り、家族構成や生年月日などは、必需の時以外質問してはいけない。またその際、粗品贈呈をすることで個人情報を書かせるようなこともしてはいけない。
※１「個人情報保護法」において・・・
（適正な取得）
第二十条 個人情報取扱事業者は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。
２ 個人情報取扱事業者は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、要配慮個人情報を取得してはならない。
一 法令に基づく場合・・・・・・・・・・・・・・・・～
本人の同意が必要であるとあります。ですから、その項目も取り入れたうえでアンケートを進めます。
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
※近頃よくあるのは、アンケート採集に際して必ず、住所・氏名・生年月日・家族構成等個人情報を書かせることで、抽選でプレゼント当選するというような企画があふれています。これに簡単に同意しないことです。それは大手有名企業でも行っています。
＊１：現金はだめですが、切手を封筒に同封することに問題はありません。