仕事効率化のアイデア③　不要な書類は常に処分・整理しよう

残業や休日出勤は少ないのになぜか結果を出している営業マンたちがいる。彼らたちは仕事効率を上げるため、日々業務と向き合い、工夫し、実践している。そんな仕事効率化のアイディアを紹介していく。

今回は、ため込まない書類の整理方法を紹介する。

不要になった書類を溜め込まない

終わった案件の書類で不要のものはその都度シュレッダーにかけたり、「一仕事一片付け」を徹底しよう。ものごとをためこめば、頭のなかでも同じような状態になってしまう。シュレッダー作業にかかる時間はものの５分。案件が立て込み忙しい時もこまめに処分し、仕事を進めやすい環境を整えて、何か突発的なことが起きても対応できるような気持ちの余裕を生み出そう。

某営業マンの机の中をちょっと拝見

デスク廻りの整理の仕方にも効率的な仕事術のヒントがある。「一仕事一片付け」を実行している某営業マンの机の一番深い引き出しには、必要なファイルがすぐに取り出せるように

「見積もり提出前」「見積もり中」「着工前」「着工中」「これから新規訪問」と進捗状況別に分けられ、収められている。どうしたら自分が分かりやすいか、やりやすいか、常に整理術を研究しているそうだ。

机の引き出しは進捗状況別に案件のファイルが整理されている

棚には顧客の資料ファイルをあいうえお順に並べる

不要な書類をため込まないためにも、忙しい時もこまめに処分し仕事を進めやすい環境を整えておこう。