内定辞退の手紙が必要なケースとは？基本的なマナーも解説
電話で内定辞退を伝えたあとは、手紙を送るのが丁寧です。
基本的には電話だけでも問題ありません。
しかし手紙を送ると、丁寧に気持ちを伝えられるでしょう。
内定辞退の手紙について紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
内定辞退で手紙が必要なケース・不要なケース
内定を辞退するときは、まず電話で連絡をします。
「話しづらい」と先延ばしにしてしまうと相手方に迷惑がかかりますので、なるべく早い段階で連絡しましょう。
手紙の送付はそのあとに行います。
手紙が必要なケース・不要なケースについてチェックしてみましょう。
内定辞退で手紙が必要なケース
手紙が必要だと考えられるのは次のようなケースです。
- 内定を承諾したあとに辞退するとき
- 紹介してもらって選考を受けたとき
内定を承諾すると、企業は次の準備を始めます。
さまざまな人に迷惑がかかるため、手紙を送るのが丁寧です。
また知人の紹介で受けた選考を辞退するときも、手紙を送るようにしましょう。
「辞退後は関係のない企業だ」と考える人が多いかもしれません。
しかし辞退した企業が取引先となる可能性もあります。
自分のためにも、内定辞退のあとは手紙の送付を検討してみてください。
内定辞退で手紙が不要なケース
内定辞退で手紙が不要なケースもあります。
それは辞退を申し入れる電話で「手紙は不要」といわれたケースです。
不要だといわれているのに送ると、失礼にあたってしまう可能性もあります。
もし電話で不要だといわれたら、その言葉に従ってください。
内定辞退の手紙での基本的なマナー
企業に内定辞退の手紙を送るのなら、基本的なマナーがあります。
- 縦書きの白い便箋を使う
- 手書きで丁寧に書く
- 忘れずに自分の住所氏名を書く
- 速達で送る
辞退にあたって謝罪の気持ちを伝える手紙ですので、使用するのは縦書きの白い便箋です。
手紙は手書きで、相手が読みやすいよう丁寧に気持ちを込めて書きましょう。
意外と忘れがちな自分の住所氏名は、忘れずに必ず記載してください。
内定辞退の手紙は、速達で送るのが一般的です。
料金不足を防ぐためにも、郵便局から速達で送りましょう。
謝罪の手紙は手書きで書くのが大切
内定辞退を始め、謝罪の手紙は手書きで丁寧に書くのが大切なポイントです。
「字を書くのは苦手だからパソコンで入力して印刷したい……」と考える人も多いかもしれません。
しかし手書きならば、印刷された文字よりも相手に好印象を与えます。
そのため謝罪の手紙は手書きが基本となるのです。
とはいえ手書きで字を書く機会が少なく、苦手な人も多いでしょう。
そんなときは、内容を含めて手書き屋がご相談をお伺いしております。
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