メールの基本　コピーライティングの基本

会社を経営していると

クライアント

外注先

チームメンバーとのやり取りにメールを活用する機会ってたくさんありますよね。

起業してコピーライティングが大事って教わりますが

メールってコピーライティングなんです。

LINEやメッセンジャーのメッセージも同じ。

コピーライティングです。

文章で人を動かします。

多くの人を動かすことができる最強のスキルだと私は考えています。

ただ、基本のルールを知らないと

あなたのブランドを下げ、こんな常識も知らないのか…と

関係各所をがっかりさせてしまいます。

例えば、ある税理士事務所からの連絡。

件名（タイトル）もわからなければ、

誰に宛てたメールなのかもわからず

指摘をすることが多いです。

士業の方はアカデミックスマート（学歴が高い）方が多いので

指摘が素直に受け取れないことも多いのが難点です。

お客様からの指摘に反論して、被せてしまったりすると

「あっ、この程度の意見で苛立ってしまったんだな」

と逆効果です。

顧客の信頼を失うこととなります。

私もあまり言いはしませんが、学生の時の成績は学年トップレベルでしたので

成績の良い人間の思考も理解できます。

現在は、相手の方からすると自由なお兄さんというようなイメージもあるでしょうから

私から言われるとムッとするだろうことは理解しつつ

その人のために必要だと思うことは正直にお伝えします。

さて、具体的にどのような点に気をつけるといいのでしょうか。

件名（タイトル）をつける

よくわからない件名で送られてきたメール

あなたは開封しますか？

自分に関係のある件名ですと開封します。

検索しやすいかどうかも大切なポイント。

相手の方が後から検索しやすいようにタイトルをつけましょう。

全て相手目線です。

挨拶（名を名乗る）

いつもお世話になっております

〇〇株式会社の〇〇です。

誰からかわからないメール

後からやり取りを検索した時に、誰の発言なのか読み取りにくくなってしまいます。

LINEやチャットワークなどのやり取りならば必要ありませんが

メールでしたらきちんと名を名乗りましょう。

これも時と場合によりますが

ここでは一般論を言っています。

結論から述べる

メールもコピーライティングです。

３つのマインドセットが必要です。

人は読まない

人は信じない

人は行動しない

こうしたことから、結論から述べて簡潔に伝えることがポイントです。

最後まで読んだり、冒頭でなんの件についてかわからないメールは相手の方の思考の妨げになります。

５W１Hを意識する

５W１Hとは、いつ（When）、どこで（Where）、だれが（Who）、なにを（What）、なぜ（Why）、どのように（How）という6つの要素を使って簡潔に物事を伝えるポイントのことを言います。

口頭での連絡も同じ考え方ですが

「なんの件？」

「いつ？」

「誰が？」

などと相手の方から質問されているようなら、伝え方に問題があるので見直してみましょう。

自分の普段からの言葉遣いは、残念ながら意識しないと直りません。

ビジネスでのやり取り、相手の時間を奪っている点も考慮しましょう。

きちんと情報伝達できるだけで、あなたは市場から選ばれるはずです。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

意外と当たり前のことしか書いていませんが、何か発見になりましたら幸いです。

こうして見てみると

当たり前のことを当たり前にできている人って

意外と少ないんです。

でも、その当たり前を当たり前にできる会社や人って

当たり前に選ばれています。

私も当たり前に情報発信していますが

この記事見ていますよね。

そう、当たり前の質が高いことが

周囲の信頼を蓄積していくのです。

よって、当たり前の質が高い人の周りには

人も情報も仕事も集まります。