催促の手紙で気をつけたい3つの注意点
ビジネス・プライベートとも、催促の手紙は出しづらいと感じてしまうものです。
催促するとしても、今後の関係性に支障が出ないよう配慮しましょう。
本記事では催促の手紙での注意点を紹介します。
ぜひ参考のひとつとしてご確認ください。
催促の手紙での注意点
入金や書類送付など、何かを催促するときは、文面に配慮する必要があります。
たとえ期限が過ぎているとしても、いきなり強い文章で催促するのはおすすめできません。
特に気をつけたい注意点を3つ紹介しますので、参考として見ていきましょう。
日付を明記する
期限超過による催促だとわかるよう、手紙には日付を明記しましょう。
会社宛ての催促なら、宛先は会社名です。
何に対する催促なのか、わかるように記載します。
柔らかい文章にする
相手が個人・法人どちらであっても、最初の催促では柔らかい文章を選びましょう。
基本的には「催促状」と明記するのも避けるようにします。
【例】
- ～の確認が取れずにおります。今一度ご確認いただけないでしょうか。
上記のように、相手に確認を促すような文面を選ぶと角が立ちづらくなります。
行き違いを想定する
催促状を作る段階では確認できていなくても、行き違いで入金や手続きが済んでいる可能性もあります。
期限超過であったとしても、行き違いに対する相手への配慮は必要です。
万が一行き違いになっている状態で催促をすると、相手が快く思わない可能性があります。
入金に対する催促で手紙を送る場合、行き違いに対するお詫びの例文は以下のとおりです。
【例】
- 本状と行き違いにお支払いいただいておりましたら、失礼の段お許しくださいますようお願い申しあげます。
- 本状と行き違いでご入金いただいた場合は、失礼をお許しください。
時期的に入れ違いが発生している可能性が低いと考えられる場合でも、ひとこと添えておくと、相手からの印象がよくなるでしょう。
催促の手紙には配慮が必要
今後も相手との取引や交流が続くと思われる場合、催促の手紙には文面に配慮が必要です。
きつい文面を送ってしまうと、話がこじれて関係性が悪化する原因になりかねません。
相手が快く問題を解決したいと思えるよう、ぜひ内容に配慮した手紙を送ってくださいね。
- 手書きで入金を催促する手紙を送りたい
- 催促の手紙で文面をどうしたらよいか悩んでいる
上記のようなときは、手書き屋がご相談を承っております。
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