なにが義務化? 電子帳簿保存法の「一部」ですよ!
こんにちは。
東京都杉並区下井草、気軽な税理士、草野岳(くさのがく)です。
来年1月1日から義務化、CMでもすっかりおなじみ
電子帳簿保存法(以下、電帳法)
そもそも電帳法って何なの
少し調べたけど、何が義務化かよくわからない
そのような声をいただく機会が増えてきました。
今回はこれらについて整理します。
結論、カンタンです!
1.電子帳簿保存法とは
まず漢字ギッシリ名称のハードルを下げよう!
実は電帳法、3つの柱があり
3つを総称しているイメージです
(1)帳簿保存制度
(2)スキャナ保存制度
(3)電子取引保存制度
3つの柱がこれ
次にそれぞれを説明、カンタンです!
2.帳簿保存制度とは(義務ではない、任意!)
申告書など、電子(PDFなど)で保存する制度です
具体的には
会計 / 申告ソフトなどで作成したものを電子保存
任意です!
ただし、
例えば
個人事業主の方が、青色申告特別控除65万円を受ける要件の1つ
このあたりは注意しましょう
3.スキャナ保存制度(義務ではない、任意!)
紙でもらったレシートや領収証を
スキャンして電子(PDFなど)で保存する制度です。
紙ベースの資料を捨てて良い、というメリットがある反面
いつまでにスキャンしないといけない、など制約もあります
具体例は長くなるので、今回記事では割愛します
4.電子取引保存制度(はい!これが義務化の正体です!)
まず電子取引とは何か
例えば、ネット注文して事業用の商品を買いました。
レシートや領収証がネット上からしか取得できない
このような場合
ネットからレシートや領収証を「ダウンロード」して
保存してね、「ということが」義務化されました。
あれっ。結構、カンタン・・
とはいえ、
ネットでバンバン注文し購入している事業者の方は
このダウンロード作業が大変
ということで話題になっています。
ログインして、明細画面に行って、ダウンロードして、フォルダに・・
結構な手間ですよね・・
5.具体的なお話( 義務化される電子取引保存制度について )
電子取引には、ネットからしか取得できない領収証など
以外に
紙を介さない
例えば、請求書ソフトからネット(メールを含む)をつうじて
授受される請求書なども含まれます
これらについても
上記4のとおり、ダウンロードして保存する必要(義務)があります。
ところで、ダウンロードしたら、どこに保存するの? という点
説明します。
理想的にはPC上に
「請求書ファルダ」とか「領収証フォルダ」とかを区別して設け
さらに
各PDF等のファイル名に「日付、金額、取引先名」を入れる
などして保存することです( 以下、検索要件 )。
例えばPDF名を「20240101_10万円_㈱A社」などにしておく
なぜ、これが理想像かというと
税務調査のとき、担当官の求めに応じて
必要な電子データを提示する必要があり
そのとき検索しやすからです( 検索要件が必要な理由 )
ただし相当大変ですよね。
そこで、一定要件のもと
きちんとダウンロードして保存してあれば
OKです、という内容を次に説明します
ただ、いずれにしても
ダウンロード「は」しないといけないんですけどね(笑)。
話を戻し、一定要件の話
・前々事業年度の売上高が5,000万円以下
または( または、という点が重要! )
・電子取引データを紙で出力し、取引年月日順などで整理(ファイリング)しておく
どちらかの要件に該当すれば、検索要件はいらない
つまり、ダウンロードだけしておけばOKということになります
ただ、検索要件はいらないとしても、ダウンロードデータを
どこに保存するかは、決めておきましょう。
ダウンロードデータ保存用のフォルダを用意するなど。
では具体例
【ケース1】
前々事業年度の売上高が5,000万円以下でした。
個人事業主の方は、こちらに該当する方も多いのではないでしょうか
この場合、ダウンロードだけでOK
【ケース2】
前々事業年度の売上高が6,000万円でした。
5,000万円以下の要件に当てはまりません
しかし
電子取引データを紙で出力し、取引年月日順などで整理(ファイリング)している
この場合、ダウンロードだけでOK
【ケース3】
前々事業年度の売上高が6,000万円でした。
電子取引データを紙で出力し、取引年月日順などで整理(ファイリング)して「いない」
このケースの場合
検索要件が必要になります
つまり電子取引データをダウンロードしているだけではダメで
ダウンロードしてPDF保存しているデータ名を上述の
「20240101_10万円_㈱A社」のように変えて
保存しておく必要があります。
以上、おしまい。
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