一流秘書が実践！明日からマネできる気配り術

こんにちは。

初めて白髪が生えてきて大人の仲間入りだと喜んでいたら

横から旦那に「白髪ババア」とメッタ打ちされ、しばらく

沈黙を保っていたものの、1分も耐え切れずおしゃべりを再開してしまう

我慢弱いchikaです！

こうゆう時はどう返せばいいのでしょうか～(。-∀-)

さて、気を取り直して今日は「一流秘書が実践！明日からマネできる気配り術」

以前、日経WOMAN　PRESIDENTで紹介された一流秘書が実践する気配り術を

参考にご紹介したいと思います。

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皆さんは、秘書と聞いてどんなイメージを持ちますか。

華やかでスケジュール帳を片手に社長や役員のアポイント、会議予定を

管理している姿を想像される方も多いのではないでしょうか。

私も10代の頃はそうゆう印象しかなかったのですが

秘書検定のお勉強や友人に秘書が多かったことから

秘書の並々ならぬ努力や心配りに感動をうけました。

華やかさだけではやってはいけない秘書の気配り術とは？？

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１、「名刺交換」は目を合わせて挨拶

名刺交換は、初めてお会いする方との挨拶の機会。

ついつい、名刺に気をとられ伏し目がちになることありませんか。

名刺交換は初めてあなたの印象を与える場面なので、相手に目線を合わせて

ニコッと笑顔でお話をしましょう。

名刺に書いてある情報について一言質問するのもgood

また、頂いた名刺に日付を記入しファイリングし、頻繁に連絡を取りそうな方が

いらっしゃればメールソフトのアドレス帳に入力すると後々楽になります！

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２、「接客」はお客様の数だけ答えがある

アポイントの電話から接客が始まっている。電話での受け答え、声のトーンなど、自分の対応で会社のイメージが良くも悪くもなります。

まさに会社の顔。この会社は電話がかけやすいと思ってもらえるような丁寧な対応を。

また、ドアのノックはゆっくり３回。ドアのどこをたたけば心地よい響きか研究しているそうです。

お客様の好みを把握するのも秘書の気遣い。お茶やコーヒーの好みを把握し臨機応変且つ

自然体で接客をされているそうです！

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３、ユーモアを取り入れた「メール」術

メールで最も気をつけないといけないことは相手の名前を間違えないこと。

特に「辺」や「斉」など複数の字体があるものは要注意。また意外と日付と曜日のズレが

発生しやすいのでチェックが欠かせないそうです。

また、来社するお客様に道順を知らせる際、ちょっとユーモアをプラスして

「受付は30階、エレベーターで願い事を3回繰り返すと到着します」と付け加える。

更にメールのやり取りの中で、相手のノリに合わせることを心がけ、

「宜しく」と使う相手には「宜しく」、「よろしく」と使う相手には「よろしく」と

使い分けているそうです！

私も、この3番のメール術はすぐに取り入れましたwww(´∀｀)

みなさんは、いかがでしたか。

もうすでに取り入れている方もいれば、明日から実践しようと思われた方も

いると思います(*ﾟ▽ﾟ*)

「気配り」は生まれつきではなく、心がけ次第で誰でもできること。

いいなと思う気配り術を実践し、気配り美人の称号を頂こうじゃないか(๑≧౪≦)

ライフキャリアスタイリスト

chika