デキるリーダーの時間管理術～業務棚卸しを数値化「時間管理上手なマネージャー」

リフォーム会社のリーダーたちは、管理業務以外に自身も営業に携わる、プレイングマネージャーが多い。1週間のスケジュールをもとに、どうやって有効的に時間を使い、成果をあげているのかに迫る。

▲オネストワン（埼玉県本庄市）取締役事業部 マネージャー　橋本舞子さん

二級建築士、インテリアコーディネーター。2023年8月入社。これまでに営業事務、新築営業とインテリアコ―ディネーター職に就いていた。現在は営業をベースに、不動産・リノベ事業全体の統括。夫、9歳と6歳の娘と4人暮らし。

《橋本さんのワークタイプ》
「時間は有限」作業を可視化で効率アップ

「Googleカレンダー」と日報共有アプリ「gamba!」を活用。どの業務にどれだけ時間を要したか、四半期に一度集計して整理する。こうして時間管理を徹底することで、作業効率を上げて不要な残業を無くしている。

時間活用のポイント①
カレンダー＝日報

カレンダーが予定管理と日報、２つの役割を担う。毎朝、当日の予定をアプリで全員に報告。その日の中で実際の動きに合わせて、カレンダーを随時更新し、終業前に、日報としてアプリで報告する。カレンダーとアプリは連携できるので、手間いらずで業務共有ができる。

▲Googleカレンダーは予定を入れておくが、実際に行った業務に合わせて都度書き換える。過ぎたスケジュールはそのまま業務日報に。

時間活用のポイント②
働く環境をフレキシブルに

予算関係・設計など集中したい業務のときは在宅、資料作成や他メンバーと連携したい作業は会社で、とメリハリをつけることで効率化を図る。外部からもこまめに連絡がくるため、2〜3分でできる作業などはその場で終わらせて、できるだけ業務を細分化する。

▲日報アプリ「gamba!」で社内コミュニケーション。カレンダーと連携できるので、いちいち日報を書かなくて済む。

橋本さんのマネジメント術
「予定共有で業務管理がスムーズ」

部下たちの予定管理も同様にカレンダーと日報で動き方をチェック。業務が滞っていたり、業務量が多すぎたりするようなら、声かけして調整する。タスク管理はGoogleキープで、見落としを防ぐ。

「職場の教養」でコミュニケーション

同社の日課は朝礼用冊子「職場の教養」を用いた意見交換。1カ月ごとにその月の担当が、一節を読み上げてアプリにアップ。それに対し、各々が感想を書き込む。考える力や言語化能力を養うのが狙い。それぞれの考え方を知る機会にもなり、コミュニケーションも円滑になる。

▲「職場の教養」は「みんなの考え方がわかるのでおもしろい」と橋本さん。

橋本さんの1週間のスケジュール

アプリ連携で業務共有が容易
臨機応変なフォローができる

働くスタッフ全てが女性のオネストワン。不動産仲介からリノベーションまで請け負い、年間売上は2億円、内リノベ・リフォームで7割ほどを占める。

同社で取締役事業部リーダーとして全体業務の統括をしているのが橋本さんだ。メイン業務は不動産仲介とリフォーム営業。徹底したスケジュール管理で、業務効率を上げている。前職での産休明けに「時短で成果を出すには」と考え、Googleカレンダーとカレレポを用いて業務棚卸を実施。所要時間の可視化で働き方を見直し、残業時間の削減に成功した。業務内容別の色分けも効果的だった。

「子育てや介護で時間の制約があるスタッフが多いです。業務の質を上げ、時間をかけすぎないようなコントロールが重要です」

橋本さんの理想の業務バランスは、追客40％、契約後対応20％、事務作業30％、会議10％。業務の質が落ちていると感じるときは大きく崩れているため、意識して見直す。

他スタッフの業務内容も、日報共有アプリ「gamba!」で業務の停滞や溢れ状況がすぐわかる。仕事割り振りの際の指針になっている。

リフォマガ2024年9月号掲載