情報の共有と伝達のシステム化

今回はちょっと個人的な話題です。

半年まえぐらいから、娘が通っている療育施設で

気になる事があります。

朝ですね、

「今日は遅れます。１１時頃に到着します」

「今日は午前中学校に行くので、お昼から参加します」

と連絡を入れたりするのですが

どうも担当の職員に連絡が行かないようで

「今日、どうされますか？」

とイライラした口調で

別な職員から電話が来るのです。

当然「朝、連絡を入れたのですが」と断ってから

改めて今日の予定をお伝えするのですが

そんな事が「遅れます」の連絡を入れた日に

必ずあるのですよ〜。

最初は、「ま、そういう時もあるよね」と思いました。

私自身が忘れっぽいので（笑）

が、何度も……というか毎回そういう感じで

連絡が伝わらない事があると不審に思うわけです。

療育施設の中で「今日遅れます」という

単純な連絡すら伝わらないってどうよ〜って。

子供を扱う、子供が過ごす療育施設で

情報が共有されてないって不安なのです。

親としては。

いや、ただの過剰な心配ならいいのですが

実際に共有されなくて

線維筋痛症の痛みが出ているのに

散歩で無理に歩かされて痛みが悪化した事があるのです。

当然、忙しいのでしょう。

もちろん、人手不足なのでしょう。

他にも考えないといけない事もあるのでしょう。

でもですよ？

そんな最低限の連絡が伝わらないって

組織として致命的です。

どんな企業でも最低限の「報・連・相」って

教育されるじゃないですか。

電話連絡があったら担当に伝えるって

いわば社会に出て最初に仕込まれる事だと思うのです。

でもそれができてない。

それって職員個人の問題ではなくて

職場のシステムに問題があるのです。

システムってそんな難しい話じゃありません。

システム化の一例

と、ある別な施設の掲示板に貼ってありました。

虐待が施設で起こった場合の対応の流れ図です。

電話連絡＆連絡帳などの情報も

ここまで大げさなものじゃなくても

ある程度、段取りをきちんとフローチャート化することで

「え？私聞いてないんだけど！」っていうのを

最小限にできると思うのです。

療育の子供たちから電話連絡を事務が受ける→

→担当の先生たちにはメールかラインで一斉送信→

→他の職員にはホワイトボードに目立つ記入と共に、

声に出して「今日は◯◯さんは遅れます〜。」と伝える。→

→他の職員は「お〜」でも「は〜い」でもいいから声出して返事。

そういうのをきちんと決めて視覚化させ、徹底することで

連絡漏れもなくなり、コミュニケーションをスムーズになるのです。

システム化することで「誰に伝えよう？」

「いつ伝えよう？」という

妙な思考や感情、悩みは一切ありません。

悩んだりしないですむ分、

時間を短縮して仕事もサクサク進みます。

手順をはっきりさせているなら、考える手間が不要になり

情報が確実迅速に必要なところへ行き渡ります。

ですから 忙しい、人手が足りない。

そんなときこそ自社の

情報共有のシステムを見直してみましょう〜♪

……と、今度行った時に話し合う予定です〜。

通所の主任さん、お覚悟を！（笑）