事務所開業の話４　「開業時に必要なもの」

☑　事務所の建物

建物自体は出来るだけ広く、駐車場もあるのが良いし、自宅兼事務所よりは、別誂えが望ましい。（出来ればですが、中々難しい）
事務所専用の建物であれば、顧客も個人宅兼用事務所よりも入りやすい点があります。
プライベートと仕事が分かれていない感覚を与えやすい点です。

そして、相談者が気楽に話せるための場所設定（例＝別室に相談室があるとか）が出来れば最高です。中々難しいでしょうが、その事は考えておきましょう。

☑　備品について

事務所には、色々必要な備品が必要です。
(当然ながら。事務所は、貴方の城です。少しでも思うようにしたいものです。）

☑　机、椅子　

机椅子は、出来るだけ大きいほうが良いです．
一般的な事務用机なら、片袖でも補充し、両袖机にする方が使いやすいものです。
書類同士の比較検討事項も多いものです。

2020.4.29追記　　

椅子は、よく会社で使う背もたれの低い椅子はやめましょう。
ハイバックチェアーと言う重役タイプの、背もたれが首より上あたりに来る高さのものを選びましょう。
凡そ、背もたれの高さが、60～70㎝はあるもの。　
個人でしかも事務作業、とりわけパソコン中心の作業になりますので、すぐに目・首・頭・背中・足腰と疲れが出て来ます。
作業時間を1時間ごと位にわけて、座ったまま背伸びなどが直ぐできる椅子が便利です。
それはロッキング機能と言うものなので、ハイバックチェアーには、殆ど装備されている機能です。
其れなら、背伸びやちょっとした居眠りでも、そのまま寝ても大丈夫です。
それ以外の事務椅子でうたたねでもすると、背もたれの上側に首根っこが来たりします。
それでは、首を痛めるだけではすまなくなることがあります。
首の後ろは動脈や太い神経が走っています。それを傷つけるだけで済まなくなってはいけません。
ですから、普通の事務用椅子では決して後ろに倒れた姿勢で寝たりしては絶対いけません。
また、それ以上に最近は、全体がフラットになって足元を支えるオットマンの付いた機能の物が有りますが、それは、あなた次第です。
そのタイプで、ゲーム専用椅子のもありますが、全体にレースマシンのハイバックスタイルをデザイン化しています。全体に堅そうです。

☑　書棚　　　　　

できれば、作り付けの書棚が良いですね。家庭用の装飾タイプでは、使いにくいです。
場所も取るし、ガラス扉などは事務所には不要です。
但し、顧客のデータなど貴重品管理には、よく会社の事務所にあるタイプ（金属性のガラス扉で鍵付き）が一つあるのが良いです

☑　本・資料

・慌てて、買わない事です。ゆっくりそろえていきましょう。
研修に参加すれば必ず資料が少なくても1枚はあります。
参加するたびに、直ぐ一杯になってきます。それ用のファイルがすぐ必要です。
法改正も何度もありますので、毎回買い換える・買いそろえるわけにはいきませんし、それほどの必要もありません。
六法などは毎年欲しくなるかもしれませんが、弁護士でもない限り、左程でないことも多いでしょう。

・専門の本自体が、専門家の証を表現するアイテムのひとつでもあります。本が数冊しかない事務所というのでは、信頼性にも欠けます。

☑　電話、FAX

・回線を二つ取るか、一つで良いかは、あなた次第です。
多くは、兼業の一回線が多いですが。
最近は、FAXも少ないので、取らないところもあります。
外国によっては，時代おくれだと言う人もいます。
FAX候では、インクシートも、もったいないので、FAｘも出来る多機能プリンターがいいでしょう。
内容が分かるので、プリントアウトせずに、不要なものが削除できますから。
今は、携帯電話があるので、固定電話を持っていない事務所もありますが、やはり固定電話は必要でしょう。
そして、留守電機能と携帯電話への転送機能も欲しいものです。
固定電話も、受付専用の契約もあります。（ソフトバンク、月500円）

FAXは、有っても、それをすべての人に、オープンに知らせるのが普通ですが、それに、迷惑なセールス関係のFAXDXが来ることがあります。
これは、個人には、今は出すことが禁止されるようになった（相手の同意がある時のみ）のですが、業者間では許されています。

それを避けるには、上述の如く、複合機のプリンターにつないで、プリントせずに削除するようにするか、FAX番号を特定の人にしか教えないようにすることも考えましょう。

また、ネットで番号検索がありますので、それによって、登録が無い時も多いですが、迷惑業者も載っています。それらが来たら、、迷惑電話着信拒否に登録します。

※2023.1　NTTより「home電話」という実質基本料550円～（セット割）ぐらいになるビジネスホンがあります。小規模には便利な、電話回線不要で、すぐ使えるといいます。
（固定電話がなくなるという報がありましたが、これに代わる？）

☑　パソコン、プリンター

パソコンは、事務所用となると、ノートパソコンでないほうが良いです。
キーボードが分かれている・画面が大きいと言う事においては、機能・効率が良い事です。
出来れば、其々２台あれば理想です。

１台は予備用でもあり、又、PCは、書類の比較には１台の画面の中で２種類を比較してみるより、２台で比較してみるほうが、大きく見れますし、取り扱いが楽です。

2020.1.16追記

・前回は、パソコン・プリンタ共に2台あるのが理想と言いましたが、仕事で使う回数・量が多くなると、やはり、機械ですので、その消耗は早いものです。
「必要」です。故障時などに対応するためにも、予備として必要です。
両者は共に基本保証期間が短く、後は、5年ほど、販売店で付けるようです。

有れば、付けましょう。

人によっては、パソコンも、3年位で新しいものと変えるとも言います。
精密機械とは言え、使用回数にもよりますが、耐用年数が短いのです。
たとえ20万、30万円クラスを購入しても、中身に変わりがないのです。
勿論機能の多さ・速さの違いなどが高値に含まれています。

また、メーカーサイトでも、耐久性を求めるのは特殊であって、一般には、商品の回転の為、新しい製品を作って売り上げを課す・部品など製造期限の取り決めをする（普通に使える期間までを製造期限とする）ことで、保証期間に合わせた、製造打ち切りにしているような感じ迄受けます。

スマホでも、バッテリーの交換が出来るように作ってないので、使用回数によりますが、バッテリー機能が劣化してきても、交換が出来ません。
故に新しい機種を買わざるを得ないと、電気店の人も言います。
つまり、これもそれほどに持たないのです。10年も持ちこたえるようでは、売り上げに貢献しないのです。
それに比べるとガラケーは、バッテリーも新しいものに変えられる設定なので、長く使っている人も多いのです。スマホより耐久性があるとも言えます。
そこで思い出すのが、松下幸之助の言葉です。「完璧なものは作らない」
故に、事務所運営のひとつとして、３～５年には、買い替えが発生する事を検討に入れておくべきです。
・それを、予防策のひとつ・運営費のひとつとする時にも、普段から、パソコン・プリンターの操作や機械知識を増やすことに努めることも大事です。

また、「業務用」と言うのではなく、「ビジネス用プリンター」と言えども同じです。

例）「家庭用」「ビジネス用」というには、印刷後の紙送り１枚だけの印刷でなく、２枚、　
　　３枚にわたって、印刷されることがあります。

紙送り機能が悪いわけですが、「業務用」に企業で多く使われている、リースの「レーザー機などは、そういう事はありません。
初めから「業務用」として作られている物とは違うのです。ハードな使用にも耐えられる様に作ってあるのです。

月々２万、３万円とリース料を払うような機器では、その様な不備はありません。やはり、高値であるだけの理由があります。

2020.4.29追記

今回のコロナ禍によりzoomなどがが多くなったりすると、「一時支援金」事前確認のように、お客さんの目の前でパソコンでの内容をチェックしながらと言う場合は、ノートパソコンか、タブレットの方が便利です。
保険屋さんがよくタブレットを持っていますが、出来ればこれもあると便利です。

☑　電卓

電卓は12桁が必須です。それ以下では使えません。
また、液晶窓の出来るだけ大きなものである事。関数などはほとんど実用在りません。
何かの試験時にも持っていけるものを選んでも得でしょう。

☑　来客用机椅子　　　　　

少し硬めの椅子に、出来るだけ広めの机が良いです。
相談に書類を並べる時には、狭いのは困ります。
少なくても、A4書類が4枚は広げられる広さが必要です。

☑　冷煖房設備　　

経費のかさむひとつです。しかし、来客の方に室内が「熱い・寒い」と感じさせるのは良くありません。気持ち良い部屋作りも大事です。
電気式暖房器より、ガスヒーターが早く温かくなります。
灯油ヒータは、灯油が安くても、面倒ですし、危険でもあります。
エアコンの煖房は中々暖かく成りません。

☑　電灯設備　　

パソコン作業が多くなるので、視力を注意します。
部屋全体の明るさ、机の上での明るさを模擬作業で確かめましょう。
机の上のスタンドも当然必要です。その時ついでに注意したいのが、パソコン画面の明るさも、同時に検討します。（パソコン画面は、キーボードのFn＋F8又はF9で明るさ調整ができます）　　　

☑　看板、表札　　　　　　　

表札は掲示義務となっています。
看板と言うのもとても高くつくものです。
自作も出来ます。野立て看板など自作してはどうでしょうか。ネットを検索すれば作り方が出ています。自作すれば数千円で出来るようです。

☑　報酬額表　　　　　　　　

これも所内に掲示することになっています。
Ａ４で印刷した物を額にでも入れて掲示します。
年に一度くらい報酬額を見直しましょう。
行政書士登録証も額に入れて、一緒に並べて飾りましょう。
中には、行政書士倫理綱領を掲げてある事務所も有ります。

☑　事務用小物・基礎知識

名刺・封筒大小（A4~長形3号が多い）・小型金庫・筆記具類・ノート、ファイル類・プリント用紙・事務所案内や業務案内などの類・スタンプ判子類・切手・ハガキ・スチック糊・クリップ・ホッチキスパンチはさみ・お客様に渡す書類を入れるための紙袋等　

・名刺＝出来れば、1種類だけではなく、2.3種類持ちます。ひとつは、汎用として、日本語で、一般的な情報を入れた物、もうひとつは、外国人用の名刺です。
外国人を対照しないとしても、英語名刺があったほうがいいでしょう。
そして、英語ですべて書きます。
又、裏にも、書き込むことにもなると思いますが、顔写真は入れるほうがいいです。
但し、あまりびっしり過ぎるのは、反って読みずらくなります。
資格・略歴も、主なもので、少しだけにします。学歴も大学院卒と書くのはいいですが、相手によっては、「博士」は、無い方が、いい場合があります。
そしてもうひとつ。名刺を自作で作れる用紙やソフトなども売っていますので、自分の思いの物が作りやすく、値段もぐんと押させられます。
しかし、ミシン目がでているとか、インクがやはり、印刷用ではないので、どことなく違うと言う事も有ります。
安っぽさは拭えないので、出来るものなら、あまりお勧めできません。
其れなりの紙の厚みも必要で、しっかりした名刺と言うのは、少々お金がかかっても、全く、受け取るほうの印象が変わるものです。
特別な用紙とか特別な形・色などは、あまりよい印象は与えません。
ここにもシンプルでもって、必要な情報+アルファで人とは違うという事に主眼を置いたほうがいいです。
又、今は、電話を携帯専用だけにしている人もいますが、固定電話は有ったほうがいいです。固定電話が、確かな「事務所」の存在を印象付けます。
逆に、携帯だけでは、事務所の存在がないような印象はぬぐえません。信頼性に欠けます。
固定電話だけは、電話帳・広告に載っていると言うのがメインです。

法人の場合、銀行口座を開くにも、固定電話がない時は、口座がほとんど作れません。

・小型金庫＝ホームセンターで見つけられます。出来るだけシンプルなもの。一時的なものと考えていいでしょう。但し、保管は、顧客などにみられない所に。
5,000∼10,000円

・シュレッダーも必要です。お客様の情報漏れがない様にする為の必需品のひとつです。
電動の中型以上の大きさのもの。
手回しの様な小さなものは、事務専門作業者の使うものではありません。
シュレッダーを持つことは、顧客情報管理の必須アイテムです。
シュレッダーの無い事務所は、論外と思われてもしょうがありません。
10,000円近くはするでしょう。

・金融機関、とりわけ、郵便局・銀行の知識。銀行については、銀行員が書いた本がやはりおすすめです。

・郵便局＝書留（簡易書留が主流）・速達・レターパック・内容証明+配達証明・郵便料金等。どれも一度は経験すべきです。　　
切手・ハガキなども常時使うものは、買い置きしておきます。
切手も時折値上がりします。1円2円単位で上がったりしますので、1円2円切手も用意しておきます。
簡易書留、速達スタンプは、有ってもなくてもいいです。
これも、Wordで作れますので、添付タイプものを自作してもいいです。

レターパックばかり使うので、事務所用封筒は持っていないと言う人もいます。
・銀行=事務所通帳・振り込み・融資など。

・「ファイル」と言うのは、何処でもよく使う必需品のひとつですが、一番安価でよく使われるのは「紙ファイル」と言うもので、今では、100円均一なら、3冊100円で買えます。
ここで買いそろえるのが一番です。
色も、カラフルですし、国や自治体に出すときには、色指定も有るので、対応できます。
ブルー・ピンク・黄色・緑・グレーなど。すべての役所に対応できる色です。
ただ、廃棄に備えて、中の留め具は、金具ではなく、プラスチックものに限定されます。
・また、役所によっては、「透明ファイル」を要求する所もありますので、事務所用だけとしても、透明ファイルは必要です。顧客に渡す書類のファイルとしても使えます。
・そして又、「個別ホルダー」を要求する役所も有ります。これは、100均でもある時がありますが、色数がないし、量が少ないです。だから、事務用品専門店で購入になりますが、これが、10枚300円とか、普通の紙ファイルよりとても高いのです。
しかも、個別ホルダーの使用率がめったにありません。
・以上はファイルが必要な時ですが、役所によっては、ファイルはゴミ削減からしても、不要だと言うところもあります。
そのような所は、大概、ホッチキス止めか、クリップ留めか、黒い紐締めと言うのがほとんどです。

・「事務所案内」「チラシ」など＝注文時には、枚数が多くなるので、よくよく考えてから発注します。ネットがやはり安いでしょう。

ネット注文時に気をつけたいのは、特別安い時です。図案や安っぽい・文字の校正が悪いなどは目立ちます。

・封筒＝事務用封筒は、A4書類が入る大きさ用、長形3号は必ず必要です。
全て、事務所名などが印刷されているものです。
ここにも、住所名などは、宣伝ですので、それを考えたレイアウトにします。
ただ、印刷店に発注すると、大量枚数になりますので、その点を考えるなら、初めだけは、自作で済ますと言うことも検討します。

・事務所によっては、郵便のレターパックばかり使うので事務所封筒を作っていないというところもありますが、NGです。そういう事務所は、顧客サービスのためのいろいろな報告時にも必要なはずですですが、その時もメールや電話で済ませているのでしょう。文書での通信費軽減のためとしか思われません。文書は相手に忘れないため・認識させるため・広告のためなどの要素があり、「間違わない為」「確実性」にも確認効果があります。

・ホッチキス＝小さいのと大きいものが必要です。
10枚ぐらいまでなら、普通のタイプでいいのですが、20枚以上ともなると、大きいものでないと用をなしません。3,000円位はするでしょうが、一度買えば一生ものです。

・パンチ=これも大きいもの、というより、30枚、40枚が楽に穴あけできるものが必要です。どこにでもあるような、10枚も穴あけできないものは、かえって不便です。
それほどに書類の枚数が多くなるということです。2,000円～

・スタンプインク＝パソコンばかり使うので、あまり出番がないのが、ゴム印・ゴム版印・木版もの。
これらは、スタンプインクが必要ですので、インクパッドなるものが要ります。
このインクパッドにも、インク自体に染料と顔料が有ります。ほぼ水性ですが、100均でも売っています。
ただ、染料か顔料かを確かめないで、一緒に使うと、はんこ自体につまりが生じやすかったり、鮮明な陰影になりません。
補充インクの購入にもどちらかを見て買う必要があります。
シャチハタインク補充液の外箱には、顔料系の表示がないものは、すべて染料系インキとの説明が有ります。
黒インクは、誰しも揃えるのですが、案外、赤色スタンプは揃えていません。
黒赤2色コンビのスタンプパッドも有ります。

☑朱肉＝これも、押印廃止時代となり、使う時もぐっと減ったとは言え、実印認印の時には使います。勿論インクレスのシャチハタ判子も有りますが、それは認印様です。

実印登録などは出来ませんし、認印でもこの使用を認めていないのも有ります。
小さいのでいいですので、朱肉も用意します。
ただ今のところ、朱肉は、缶入り・プラスチック入りが有りますが、缶入り以外、どれも、確実に蓋を閉まって置けるものではありません。
なので、其れだけ持ち歩くと、どこかで汚れやすくなります。
又、缶入りは蓋をしっかり閉めれますが、長く使っていなかったり、閉めすぎると、今度はあけるのに苦労します。それに、内部の肉自体が固まってしまい、使いにくくなります。
プラスチックが便利ですが、これも小さすぎないコンパクト物は、一つ欲しいですね。
バックな形態にするのは、昔から、それ用の判子とセットにできる箱モノが有りますので、それを用意しましょう。

☑クリップ＝従来からある、クリップは必要ですが、書類枚数が多いときや、サイズの違う用紙を一緒に挟むときは、用紙が固定されにくいものです。そのため、ダブルクリップが取り外しにも便利です。ただ、取り外しバネがないクリップは、専用の道具が必要です（500円位）し、相手によっては、バネがないので簡単ではないために使用できないこともあります。（例「商品名：ガチャック」）

☑付箋＝これも必需品といえます。粘着付箋は、100均でも、いろいろ出ていますが、粘着力の強いほうを選びましょう。色もカラフルでいっぱいありますが、あれもこれも必要はありませんので、数色にしましょう。蛍光マーカー同様、シンプルにすべきです。ただ、幅のとても細いもの（2～3㎜）は使いにくいだけです。

☑輪ゴム＝昨今、使うときがとても少ないでしょうが、はがきを束ねたりするときはあると便利です。

☑来客用飲み物

これは定番のお茶でいいです。夏は、それなりに冷茶でも。
出す出さないは、あなた次第です。長話をしても出さないところもあります。
お茶を出されることは、歓迎されている意味のひとつです。(形だけでも）
実際出されると気分が少しでも和らぐはずです。
これも営業のツールのひとつと考えても良いでしょう。
これはお茶文化のない外国人にはトピックス的要素でしょう。
しかし、来客にお茶ひとつ出さないようでは、客側も、貴方の営業話にひとつの垣根も感じるのは、日本人なら当然思うところなので、やはり、出すことを基本としましょう。

しかも、できれば、奥さんか、事務所補助者に出してもらうのがいいです。

☑判(印鑑・職印、ゴム印など）

2021.4.29追記

・職印や住所印は、書士会での初めの登録の時から使いますので、すぐ作るので、これといった問題事項もないでしょう。
ただ、これらはやはり、店によって値段の差が相当あるので、店の比較検討が必要です。
一般にネットショップが安いものですが、これに関わらず、ネットでものを買う時は、現物を見てから買う従来のやり方ではないので、やはり、粗悪品、配送の問題、支払いの問題が出て来ます。写真で見た目はよくても、「すぐに壊れた」「部品が無い」「説明書が分かりにくい」「買損だった」とか「もうこの店のは買わない」とかのコメント欄があるものを多く見受けます。これがあったら、必ず、目を通しておきましょう。

ゴム印としては、書類の署名時にも、必要が多いので、アクリルの住所印が一番でしょう。
分割での住所のゴム印も必要となるでしょうが、親子分割印タイプのものは高いものです。
馬鹿にならない値段であったりするので、注意をしましょう。
実印・認印などについては、「領収書」についての投稿記事に書いてあります。
そちらを見て下さい、
又、エクセルなどで、色々自分専用の書式を作ることもできますが、その時、当然住所名なども入力すれば、それ専用のゴム印も不要な事が多いでしょう。
故に、購入しておくのは、職印や住所印だけで済ませることが多いのも事実です。

参考:「はんこの話①～④」

☑壁掛けのスケジュールボード

これは、何処でも、1ヶ月だけですが、出来れば、2ヶ月みられるものが理想です。なければ、二つ並べる。
というのも、案外、月初めでも、翌月の予定というのが入ってくるものです。ひと月だけのボードのどこかにメモ書きするより、見やすいのがお勧めです。
多分に、ふた月も掲げてある事務所は、ほぼないでしょうが。

但し、訪問者に簡単に見られない位置にかける必要があります。