議事録作成の極意２ AIを活用した議事録作成の実務
なぜ今「AI議事録」なのか
従来の議事録作成は、
メモを取りながら会議に集中できない
書き起こしに時間がかかる
表現のばらつき・抜け漏れが出やすい
といった課題がありました。
近年は 音声認識＋生成AI の進化により、
会議内容の自動文字起こし
要点・決定事項の自動整理
定型フォーマットへの自動変換
が現実的なレベルで可能になっています。
👉 「速さ」と「正確性」を同時に高められるのがAI活用の最大のメリットです。
また、今回の議事録作成も、基本となる管理組合運営を理解したうえで検討すべきです。まずは「管理組合の総会・決議・理事会運営の基本（主軸）」を確認してください。
１．AI議事録作成の基本フロー（全体像）
AIを使った議事録作成は、次の4ステップで考えると整理しやすくなります。
① 会議音声を記録する
② AIで文字起こしを行う
③ 生成AIで要点を整理する
④ 人が最終チェック・確定する
👉 AI任せにしないことが重要なポイントです。
２．ステップ① 会議音声を記録する
● オンライン会議の場合
Zoom
Microsoft Teams
これらには録音・録画機能が標準搭載されています。
管理組合の理事会・総会（オンライン開催）でも活用しやすい方法です。
⚠ 注意
参加者へ事前に「録音する旨」を必ず周知
管理規約・個人情報の取り扱いに配慮
● 対面会議の場合
ICレコーダー
スマートフォンの録音アプリ
マイクは 議長・発言者の声が均等に拾える位置 に設置すると、後工程が格段に楽になります。
３．ステップ② AIで文字起こしを行う
主な方法
Zoom等の自動文字起こし機能
音声ファイルを文字起こしAIにアップロード
この段階では、
✔ 誤字・言い間違い
✔ 重複表現
✔ 雑談部分
が含まれていても問題ありません。
ここでは「素材」を作ることが目的です。
４．ステップ③ 生成AIで議事録用に整理する
ここで活躍するのが生成AIです。
活用例
ChatGPT
Notion（AI機能付き）
指示（プロンプト）の例
以下は理事会の文字起こしです。
議事録として、
・議題ごとに整理
・決定事項
・継続検討事項
・次回までの宿題（担当・期限）
を簡潔にまとめてください。
👉 「何を抽出したいか」を明確に指示することで、実用的な議事録になります。
５．ステップ④ 人による最終チェック（必須）
AIが作成した議事録は 必ず人が確認します。
チェックポイント
決議内容・賛否の誤認はないか
数字・金額・期日の誤りはないか
法的・規約上重要な表現が適切か
特に管理組合では、
議事録＝法的証拠性を持つ文書になるため、最終責任は人にあります。
６．AI議事録が特に有効な場面
✔ 発言量が多い理事会
✔ 長時間の総会
✔ 管理会社・専門家が複数参加する会議
✔ 議事録作成担当者の負担が大きい場合
👉 「議事録作成に2〜3時間かかっていたものが30分程度に短縮」
というケースも珍しくありません。
７．AI活用時の注意点（管理組合・実務向け）
⚠ 個人情報・機密情報
クラウドAIに入力する内容の範囲を整理
管理組合内で運用ルールを決める
⚠ 全文公開しない
音声データ・全文文字起こしは
→ 原則「内部資料」
配布用は整理後の議事録のみ
８．まとめ：AIは「議事録作成の補助役」
AIは 速く・漏れなく整理するための道具
最終判断・責任は人が担う
正しく使えば、
議事録の質と作成スピードを同時に向上できる
👉 「議事録作成が大変」という悩みこそ、AI活用の最優先テーマ。
【参考】「理事会・総会別 AI議事録テンプレート」
① 理事会用 AI議事録テンプレート
【 理事会用 AI活用プロンプト(指示)の例】
以下は理事会の文字起こしです。
管理組合の理事会議事録として、
・議題ごとに整理
・決定事項
・継続検討事項
・宿題（担当・期限）
を明確にまとめてください。
【理事会議事録例】
1．会議概要
会議名：第○回 理事会
開催日時：令和○年○月○日（○） ○時○分～○時○分
開催場所：管理事務室／オンライン（Zoom 等）
出席理事：
欠席理事：
出席者（管理会社等）：
議長：
議事録作成者：
2．議題一覧
○○工事に関する件
管理会社からの報告事項
次回総会に向けた準備について
その他
3．議事内容（AI整理後）
【議題1】○○工事に関する件
説明概要（AI要約）
管理会社より○○工事の内容・費用・工期について説明があった。
主な意見・質疑（要点）
・○○について質問あり
・費用妥当性について意見あり
決定事項
○○工事について、次回理事会までに見積比較を行う。
継続検討事項
工事業者選定方法
宿題・対応事項
担当：管理会社
期限：令和○年○月○日
【議題2】管理会社からの報告事項
（同様に記載）
4．次回理事会
開催予定日：令和○年○月○日（○）
開催方法：対面／オンライン
5．閉会
上記のとおり議事を確認し、○時○分に閉会した。
6．署名欄
議事録署名人 印
議事録署名人 印
議事録署名人 印
② 総会用 AI議事録テンプレート
【総会用 AI活用プロンプト(指示)例】
以下は管理組合総会の文字起こしです。
法的証拠性を意識し、
・議案ごとに整理
・説明内容の要約
・質疑応答の要点
・採決結果
を正確に議事録形式でまとめてください。
【通常総会（臨時総会）議事録（AI活用版）】
1．総会概要
総会種別：通常総会／臨時総会
開催日時：令和○年○月○日（○） ○時○分～○時○分
開催場所：集会室／オンライン（Zoom 等）
2．出席状況
総区分所有者数：○名
出席区分所有者数：○名
（本人出席 ○名、委任状 ○名、議決権行使書 ○名）
議決権総数：○
出席議決権数：○
※ 定足数を満たしていることを確認。
3．役員選任
議長：○号室 ○○
議事録署名人：○号室 ○○、○号室 ○○
4．議案審議（AI整理後）
【第1号議案】令和○年度 事業報告承認の件
議案説明（AI要約）
理事長より事業報告について説明があった。
質疑応答（要点）
・○○について質問あり
・管理会社より回答あり
採決結果
賛成：○ 反対：○ 保留：○
→ 原案どおり承認可決
【第2号議案】令和○年度 収支決算承認の件
（同様に記載）
5．報告事項
長期修繕計画の進捗について
次回理事会開催予定
6．閉会
以上をもって、本総会の議事を終了し、○時○分に閉会した。
7．署名欄
令和○年○月○日
議長 印
議事録署名人 印
議事録署名人 印