■ 全体の流れ（これだけ押さえればOK）
■ 全体の流れ（これだけ押さえればOK）
① 音声 or メモを用意
② AIで要約（下書き作成）
③ 人が整える（ここが重要）
④ テンプレに当てはめる
■ ステップ①：素材を集める（ラクにやる）
完璧な記録は不要です。
👉 “雑でいいから残す”がコツ
【方法】
・スマホで録音
・箇条書きメモ
・写真（ホワイトボード）
👉 後でAIが整理する前提なのでOK
■ ステップ②：AIに要約させる（コア工程）
ここで使うのが
👉 ChatGPT
👉 Notion AI
👉 Microsoft Copilot
などです。
【そのまま使えるプロンプト】
「以下は理事会のメモです。
議事録として使えるように、
・論点ごとに整理
・感情的表現は除く
・決定事項を明確に
・『主な意見』『理事会の考え』『決定事項』の形式で
まとめてください。」
👉 指示を具体的にすると精度が一気に上がる
■ ステップ③：人が整える（最重要）
ここを飛ばすとトラブルになります。
チェックポイントは3つ：
① 表現が強すぎないか
👉（例：「強く反対」→「慎重な意見」）
② 個人が特定されていないか
👉（名前が出ていないか）
③ 結論が曖昧でないか
👉（何が決まったか明確か）
👉 AIは“整理は得意、配慮は人がやる”
■ ステップ④：テンプレに当てはめる
毎回ゼロから作らないことが重要です。
【おすすめ構成】
■ 議題
■ 主な意見
■ 理事会の考え
■ 決定事項
👉 フォーマット固定＝作業時間激減
■ 実例（AI活用のビフォー／アフター）
【Before（メモ）】
・修繕高いという声
・まだ早い？
・安全の話
・意見割れた
・最終的にやる方向
【After（AI＋整形）】
■ 主な意見
・費用の妥当性について懸念が示された
・実施時期について慎重な意見があった
■ 理事会の考え
・安全性および将来リスクを踏まえ、実施が必要と判断
■ 決定事項
・○○工事を実施することで承認された
👉 5分メモ → 10分で議事録レベルに
■ さらに効率化するコツ
① 毎回同じプロンプトを使う
👉 コピペでOKにする
② 音声→文字起こしを使う
👉 Otter.ai
👉 Google Docs
③ 完璧を目指さない
👉 70％AI＋30％人で十分
■ NGな使い方
❌ AIの出力をそのまま配布
❌ 感情表現をチェックしない
❌ 誤認識を確認しない
👉 “楽をする”と“手を抜く”は別
■ 最後に
AIを使うと、
👉 作業時間は減る
👉 精神的負担も減る
ただし本質は、
👉 「整える力」は人にある
👉 AIは“下書き担当”、
👉 理事会は“最終責任者”
この役割分担ができると、
議事録作成はかなり楽になります。