【第18回】もう探さない！パソコン内のファイルが一瞬で見つかる「神速検索」3つのテクニック

こんばんは！新潟市を拠点に、IT関連業務やSNS運用のサポートを行っている田辺ITサポートです。 パソコンで仕事をしようとしたとき、 「先月作ったあの見積書、どこに保存したっけ…？」 「確かこのフォルダに入れたはずなのに見当たらない！」 と、フォルダを一つずつダブルクリックして探した経験はありませんか？ 

ある調査によると、ビジネスパーソンは年間で「約150時間」もファイルを探す時間に費やしていると言われています。この無駄な時間をゼロにするだけで、仕事の効率は劇的にアップします。 

今回は、WindowsやMacに標準で備わっている、ファイルを一瞬で見つけ出す「神速検索テクニック」を3つご紹介します！ 

1. フォルダを開くのは不要！「ショートカットキー」で一発検索 ファイルを探すとき、まず「マイコンピュータ」や「エクスプローラー」を開いていませんか？実は、画面を開く必要すらありません。 Windowsの場合：Windowsキー ＋ S 画面下に検索バーが一瞬で立ち上がります。ここにファイル名の一部を入れるだけで、パソコン全体から目的のデータを一瞬で探してくれます。

Macの場合：Command ＋ スペースキー（Spotlight検索） 画面中央に強力な検索窓が現れます。アプリの起動やファイルの検索が文字通り一瞬で完了します。 わざわざフォルダの奥深くを巡回しなくても、キーを2つ押すだけでパソコンが代わりに探してくれます。

2. 「ファイル名」だけでなく「ファイルの中身」の文字で探す 「ファイル名は覚えていないけれど、文章の中に『〇〇株式会社』って書いたのは覚えている…」という場合も諦める必要はありません。 プロの活用法： 検索バーに、ファイルの中に含まれているはずの「特徴的なキーワード」をそのまま入力してみてください。 今のパソコンは非常に賢いため、WordやExcel、PDFの「テキスト（中身）」まで自動で読み取って、その言葉が含まれるファイルをリストアップしてくれます。名前を忘れてしまった企画書や議事録を探すときに絶大な効果を発揮します。

3. 「日付」や「ファイルの種類」で絞り込む キーワードだけだと大量にヒットして困る場合は、検索バーの絞り込み機能（フィルター）を使いましょう。

Windowsの検索ボックスでの絞り込み例： 種類で絞り込む： 種類:excel や 種類:pdf と入力すると、その形式のファイルだけになります。 

日付で絞り込む： 更新日時:今週 や 更新日時:今月 と入力すれば、最近触ったファイルだけを瞬時に抽出できます。 「先週作ったExcelの見積書」を探したいなら、検索バーに 見積書 種類:excel と入れるだけで、一瞬でターゲットを1本に絞り込めます。 

まとめ：探す時間をゼロにして、本当に大切な業務に集中しよう ファイルを探す時間は、1回数分だとしても、積み重なれば大きな機会損失になります。「パソコンに探させる」仕組みを覚えるだけで、日々のITワークが驚くほどノンストレスになりますよ。 

「社内のパソコンやクラウド内のファイルがごちゃごちゃで、ルール化して整理したい」

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新しいロゴマークのように、皆様がパソコン画面の前でいつでも笑顔で、サクサクと快適に仕事ができるよう、新潟市内を中心に出張・オンラインにて丁寧にサポートいたします。まずはお気軽にお悩みをお聞かせくださいね！ 

本日も最後までお読みいただき、ありがとうございました。