人事の方へ贈る「採用オペレーション」基本の心構えと6つのルール
おはようございます。ポテンシャライトの土屋です！
媒体の運用が上手くいっている！
求人を工夫して魅力的になった！
スカウト1to1文面の精度が上がった！
応募は順調に増えてきた…！
それにもかかわらず、面接（面談）以降の移行率が上げられず採用につながっていない…
そんな課題を抱えている人事の方はいませんか？
応募は集まるけれど「選考中に離脱されてしまう」・「内定承諾率が上がらない」といった課題をかかえている企業様は多いです。
実は、ポテンシャライトの検索ワードを見ていたところ、
「ポテンシャライト 面接 調整」・「ポテンシャライト 日程調整」といった検索が上位にありました。
おっと、人事の皆様は面接日程調整のノウハウを求めているのでは…と思い筆を取らせていただきました。
ポテンシャライトは採用ブランディングや採用広報、媒体運用、スカウト代行など、採用に関わることを広く支援しています。
実は、採用オペレーション（面接日程調整・面接アドバイス）も支援させていただいています。
今日はそのノウハウを書き出してみます。
目次はこちらです。
面接日程調整の基本の心構え
6つのルール
面接日程調整の基本の心構え
さて、質問です。
求職者との面接日程調整、どうやっていますか？
※1次面接→最終面接→内定、のフローの場合。
(1)1次面接も最終面接も、最速最短で調整している。
「スピード大事！」
(2)1次面接も最終面接も、それぞれ他候補者と合否を揃えて調整している。
「横並びで比較して選考したい。」
3)1次面接は最速で調整し、最終面接は求職者の意向や他応募者状況によってケースバイケースで考えている。
「初動は早く、それ以降はお互いの状況によって戦略を立てる。」
結論から申し上げると、3ができていると採用に繋げられている印象があります。
面接調整の心構えは「初動は最速」で「あとはケースバイケース」の2つです。
ご想像の通り、応募者ごとにケースバイケースで面接日程調整の戦略を立てるのは、簡単ではありませんし、工数がかかります。
ただ、せっかく媒体運用やスカウトを頑張っても、選考で離脱してしまっては採用成功に至りませんよね。
貴重な応募を無駄にしないためにも、工夫したいですね。
6つのルール
基本の心構えを念頭におきながら、6つのルールをみていきましょう。
(1)スピード
基本中の基本ですが、選考結果や日程調整のレスポンスは、なるべく早くしましょう。
1時間でも早い対応をしてデメリットのあることはありません。
特に、1次面接日などの「初対面（ファーストインプレッション）」は最短日で設定しましょう。
恋愛に例えると…
好きな人（女性）からLINEで連絡が来ました。
ここで、LINEの返信を一晩寝かす方、いますよね。
いや、早く返信してください。
だって、その女性があなたのこと好きかはわからないんですから。
そしてあなたが向井理でもない限り、単純に「ああ、あの人レスポンスの遅い、ワンオブゼムだなあ」くらいにしか思われないかもしれません。
そして、ワンオブゼムの中でもレスポンスの早い人（熱の熱いうちにデートに誘ってくれた人）への想いが先行して大きくなりやすいものです。
(2)自社を認知すること
こちらも基本中の基本ですが、採用市場の中で、求職者にとっての自社の魅力は何か？懸念は何か？採用競合はどこなのか？、といった自社の認知の視点はとても大切です。
先ほどの例で申し上げると、自社は向井理的立ち位置なのか？、そうでないならどのような立ち位置なのか？、といったことです。
この自社の認知ができておらず、レスポンスが滞留しており、1次面接日程調整が最短で調整できていないとなると、
なかなか次のデートは厳しい戦いになってくるでしょう。
(3)相手の意向を把握した上で、戦略を立てること
先ほど、面接日程調整の基本の心構えを、「初動は最速」で「あとはケースバイケース」の2つと表現しました。
「あとはケースバイケース」とは、具体的に何だろう、と思われた方もいらっしゃると思います。
ケースバイケースで戦略を立てるために必要なことは、「相手の意向」です。
これがわかってようやく戦略が立てられます。
ただし、相手の意向が把握しかねる場合も多くあるかと思います。
その場合、(2)で伝えた「自社の認知」と、求職者のご経験・ご経歴や1次面接の内容などから想像してください。
(4)自社への意向が高くない場合、ラストインプレッションを残すことに専念すること
- 意向が把握でき、自社への意向が高い場合：
スピード重視です。
最短日で最終面接を調整し、ご内定の段取りを進めましょう。
- 意向が把握でき、ご意向が高くない場合：
ラストインプレッションをいかに残すか、を考えてみて下さい。
必ずしも最短で最終面接実施や内定を出すべきとは限りません。
相手の意向が低いことがわかっているにも関わらず、最速で最終面接をし、内定を出され、ご承諾を短期に迫る場合があるかと思いますが、なかなかご内定承諾をいただくのは難しいかと思います。。
再度恋愛に例えます…
あなたが女性の立場だとします。
来週末の日曜日、向井理とのデートが控えています。
今、他の男性から告白されて迫られたらどうでしょう。
「はい！お付き合いしましょう！向井理とのデートはキャンセルします！」とはなりにくいですよね？
そのような状況にも関わらず、一か八かで告白して玉砕するのは哀れです。
例えば、現時点では好きな気持ちは伝えながらも、来週末控えている向井理とのデートの後、つまり翌々週に再度接点を持つ、といった戦略が浮かびますよね。
もしかすると、向井理とデートしてみたら楽しくなかった、という結果や意向の変化があるかもしれません。
また、向井理には他に好きな人がいるのかもしれません。
そのような場合、あなたと相思相愛になる可能性は十分ありますよね。
(5)お待たせしてしまう場合でも、長くお待たせしないこと
採用枠によりますが、その求職者への絶対評価のみ考えて選考を進められる場合と、そうではなく相対評価をしながら複数求職者と並行しなければいけない場合があるでしょう。
相対評価だとしても、「選考結果をお待たせするのは●日まで」といったルールはもっておいたほうがいいです。
おおよそ、1~2週間以上お待たせすると他の選考企業の選考フェーズが進んでいることが多く（＝デート2,3回目）、お待たせしてもその程度が限度だと考えています。
特にベンチャーの場合、求職者や併願先の企業のスピード感は早い場合が多いです。
(6)お待たせしている間、愛情を伝え続けること
また、上記のように選考結果や次回面接日をお待たせする場合、そのまま途中フォロー連絡もなく空白期間を作ることは絶対にやめましょう。
どれほど素敵な1回目のデートをしたとしても、丸1~2週間何の連絡もなく、いきなり「じゃあ2回目映画行く？」という連絡が来たらどうでしょう？
私だったらちょっとびっくりしてしまいます。（向井理だったら行くかもしれません！）
というのは冗談ですが、相対比較する場合にお待たせするのは仕方がないことですが、「待たせている間に愛情を伝えているか」はとても重要です。
「ちょっと、今週仕事が立て込んでて、来週にまた連絡するね」とか、「明後日になったら予定が見えてくるから、次の予定について連絡できると思う」など、フォローの連絡があると全く印象が違いますよね…！
6つのルールを着実に実行するならツール活用がおすすめ
これらの6つのルールは当たり前に見えて、他業務と並行して完璧に進めるのはなかなか難しいですよね。。そこでおすすめなのが、業務を効率化して、抜け漏れをなくす「採用管理ツール」を併用することです！
弊社は、採用支援の実績を数多く持つ知見を活かして、採用管理ツールOpelaを提供しています。「採用担当者の業務効率化」だけでなく、「候補者の選考体験を向上させる」のが大きな特徴です。
採用コンサルタントによるカスタマーサクセスのサービスも提供しているので、初めてのツールで運用できるか不安な方にぴったりのツールです。このようなツールも併用しながら、採用オペレーションをうまく回していきましょう！
いかがでしょうか。
少しユーモラスに書いてみましたが、少しでもわかりやすく参考になれたら幸いです。
（ちなみに私は西島秀俊派です。）
ポテンシャライトでは採用オペレーションのアドバイスもさせていただいております！
ご相談があれば、お問い合わせいただければ幸いです。