「駅から近い、分かりやすい」

最近は、どこもかしこも、会場設定に苦労するとは、よく聞く言葉です。

誰もが、車異動を考えるので、いくら交通機関を使ってほしいと言っても、やはり、広い駐車場の確保が出来る所と言うのは、とても重要な事です。

大都会のど真ん中であるなら、交通機関、とりわけ地下鉄網が発達しているので、これらを利用しての道案内は、しやすいのではないでしょうか。

会場までのアプローチは、来場者にとっての気持ちを左右する一つです、

それは、会場設定者の第一関門です。

勿論、「駅から近い」会場を選ぶことが出来ること自体が難しいでしょう。

駅から遠い所なら、駐車場も、会場も広い所を選ぶのには、余裕があるものです。

しかし、この「近い」と言うのは、来場者を呼ぶ際の人数の大きさに比例しやすいのです。

つまり、「行きたいけど、ちょっと遠いなあ」は、よく有ることです。そして「駐車場がない？」とか「この会場はいつも狭い」などの批評は、必ず出てくるので、アンケートをとっておくことも必要です。

要点＝来場者側目線で考えること➡「面倒くさい」につきます。

❶会場が主要駅から近い

❷会場が分かりやすい

⑴地図を必ず載せる。そして、徒歩や地下鉄、バスであっても、その所要時間を明記する。

⑵他府県からくる人などへの想定もする必要がある時は、その利用交通機関の情報の提示(新幹線・飛行機など、所要時間）

❸広い駐車場の確保が望ましい＝100人の見込み客を想定するのに、「駐車場は、あまりないので（50台ぐらいなので）、交通機関を出来るだけご利用ください」と言うような、このケースがとても(=殆ど）多いのですが、これで、集客は、半分に減ると思ったほうが良いのです。

この駐車場も、出来るだけ会場の近くが望ましい。

❹公共交通機関利用時は詳細に＝ホーム番号。停留所番号や、乗車位置による出口場所の説明も必要です。例）〇〇地下鉄線　△△駅の北口の改札を通る。

名古屋の地下鉄でも、車両が長いと乗った位置により、近くの出口は変わってしまいます。駅案内があっても、分かりにくいとか見ないものです。（あわてるのです）

近くに工事現場がある時は、その注意点も掲示が望ましい。

専用駐車場を設定する時は、必ず、案内をする要員が必要です。

❺案内人＝駅での案内人など要所要所での案内人や案内看板の設置が必要です。

❻連絡電話の掲示＝会場付近で迷う事は多いので、直ぐ問い合わせに応じられる電話番号も必要です。

❼時間掲示＝開始時刻・受付時間だけでなく、終了時間の掲示

❽問合せは24時間体制が望ましい＝電話以外に、メール・FAXなど24時間体制でも、早い返信が必要です。応募人数により会場設定も変更せざるを得ない時もありますが、それは無理としか言いようがないので、応募受付期限日の設定も早めにせざるを得ません=短すぎる場合は、内容によりけりです。短い設定での集客を見込めることもありますし、逆もあります。

・余程の講演者や内容でない限り、少しでも不自由であると、来場者が減ることは、セミナー経験者ならよくお分かりの事でしょう。

会場設定など、そのご苦労な事は、大変な事だと承知をしておりますが、あえて申し上げさせていただきました。