チェックシートの活用

日々仕事を進める上では、計画を作成しつつ終わればチェックすると言うパターンで進んでいくのを誰しもやっている事でしょう。
この中では、進捗状況を見ながら物事が進んでいきます。
そんな中、全てに当てはまると言えるのが、チェックシートの活用ではないでしょうか。

決まった表ではなくても、メモ程度でもチェック項目を書きだしてチェックしていませんか。

「あれはよいか」「これは済んだか」と、一つ一つを、出来るだけ、確実に確認して遂行していきます。

頭の中だけで、チェックしていると、後で、終わったかどうかがあやふやな記憶として残ることもありがちです。そんな時、チェックシートがあれば、間違いのない事の確認資料となり、ストレスも防ぎます。

物事の解決手段の一つとして使われているこのチェックシートは、自動車学校で教わる指先確認に似ています。「右よし！・左よし！前方よし！出発進行！」・・・。
簡単な事で言えば・・・

・朝仕事に出かける時に持ち物チェックをする「財布・定期・ハンカチ・傘・眼鏡・鍵・携帯電話・・。（この場合は、同じ場所にいつも置く習慣にする事で、チェックシート不要ですが。）
・買い物時に、買い物メモを持っていく。（思いついた時にメモしておかないと、後で一括してメモ書きは、忘れ物ができやすい。）

これらは、先ほども言ったように、誰もがやっていることで、あえて、「チェックシート」と言うものを作るほどの事ではないのは、普段何度もやっている事だからでもあります。

しかし、業務においては、毎日やる事・定期的にやる事にも、勿論チェックシートを作り、習慣化すれば、作業効率が上がることは言うまでもありません。

「確実性」を得ることにあります。

チェックシートの活用が、生産性を上げる

ここにあるのは、「作業の均一化」です。これが、同じ行動であることで、速度が出ます。又、同じ作業で、間違いを失くします。ただ逆に、同じ作業による慣れと退屈さが出ても来ることで、ミスが出ることも否めませんが。

とは言え、チェックシートを付けることで、そこに記憶を蓄積し、頭の中から忘れる事が出来、かつ、後からの検索が出来ることで、全ての整理と完結が出来ます。

●チェックシートを作りましょう。

作る時の注意点として・・・・

・誰にも分るようにする➡文字の大きさ・文字間隔・表のバランス・文字の色を決める、分かりやすい場所に置く、
・チェックしやすいようにする➡〇かX.ぐらいにする。又は✔印。チェックしやすい文字・文字の大きさ・文字の色・文字の太さ・貼る位置・高さを考える。

　文字数字は，出来るだけ入れない。書くときは、分かりやすい短い言葉･記号にする。　

例）高等学校➡高校、大学卒業＝大卒、1階＝１Ｆ，２分の１＝１/2よりもそのままの方が分かりやすいかもしれません。

・不要項目は、常に削除する。　　　　
・Aさんに必要な項目が、Bさんにも必要とは限らない。
・関係者用のチェックシートが、関係者だけでよいかどうか。
・使用済みのチェックシートは、事後の記録として期間を決めて保管しておく。（これは、製品事故があった時には、役立つ資料のトップに匹敵します。）

ここにリスクマネジメントのひとつがあります。

因みに、病院においての患者のカルテは5年間保存だと聞きました。これがいいのか悪いのかわかりませんが、この場合、医療ミスや医療記録としての価値は、5年間と言う事であり、、それは同時に、5年で時効とも取れます。

例えば、何十年間も苦しんできた人にとってはどうなのかとも思いますが。つまり、5年以上前の記録が分からないとなると、原因が特定していない場合、過去にさかのぼりたくても遡れない事になります。それとも、そのような人の場合は、長期保存でしょうか。

会社業務のチェックシートも、物事によっては、その保管が長期にわたる必要があるものもあるだろうと言う事です。

例）会計帳簿の保存は、5～7年です。