ムダな手数を減らす＝生産性向上
2019.11.08 12:46
2つの事例に関して、改善が実現しましたので、ご報告します。
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①問い合わせ先の明示
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久喜市役所HPでは各事業が紹介されていますが、
問い合わせ先がこれまで「○○部△△課」までしか書かれていませんでした。
しかし、実際に市役所に電話をすると
（市役所は全て代表電話につながります）
「△△課は係が分かれておりますが、どのようなお問い合わせでしょう？」
と交換手の方に聞かれ、
イチから問い合わせ内容を説明する必要がありました。
挙句、説明が伝わらないと、間違った部署に繋がれ、タライ回しが発生する始末。。
係が分かれているなら、最初から係まで明示すればいいのに。
という当然の提案をしたところ、そのように改められました。
「係が分かれておりますが〜」
↓
「（設明）」
↓
（場合によって）間違った部署につながれる————————————————————
↓
「（設明）」
↓
（場合によって）間違った部署につながれる
という流れは、全ての登場人物とってムダな時間で、最初の段階で担当係さえ明示していれば省ける時間です。
その時間が数十秒だとして、積算すると膨大なものになります。
なんなら、そのムダなやり取りの間に待たされている人もいるかもしれません。
今後はスムーズなやり取りになることを願います。
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②集会所の施設概要に、写真と備品を明示
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以前は部屋の写真や備品の情報が一切なく、目的を満たす部屋なのかどうかの確認するには、電話をする必要がありました。
電話しなくても、情報に触れられた方が早いので、HPの内容を充実して頂きました。
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どちらも、細かいことなのですが、出来る限りの手数を減らすこと、効率化することが、
サービスと生産性の向上につながると思っています。
今後も取り組んで参ります。