事務所開業の話12 「業務の受領・終了」
1「業務受領」の時
ここでは、主に士業の開業者を対象としますが、一般企業も同じ事でしょう。
来訪者の時には、業務受領として次の様な書類を出します。
これを使う使わないは、自由ですが、営業のカテゴリーのひとつとして考えていこうとするときは使ったほうがいいでしょう。
〇〇様
この度は、弊所に業務のご依頼を戴き誠にありがとうございました。
つきましては、必要書類の御案内を致しますので、ご準備ください。
１・・・・・・・・・・・ 正副 各1通
２・・・・・・・・・・・
３・・・・・・・・・・・
↓
10・・・・・・・・・・・
以上、ｘ月✕日までにご用意下さいますようお願いいたします。
尚、そちら様でご用意できない場合は、当方にてご用意させていただきますので、ご連絡下さい。
〇月〇日 行政書士○○事務所 ㊞
岐阜県岐阜市岐阜町１２３
TEL/FAX 123-345-7890
2「業務完了」の時
1⃣業務終了時の一事項
一般に、行政書士の仕事の多くは、単発仕事が多いものです。
建設業許可・会計業務など、継続性のある場合は、ともかく、多くの仕事が、それきりでお客様とのつながりが終わる事も多いものです。
それら、単発仕事は特に、お客様とのお別れの時も大切です。
勿論、今後他の業務などを受注させて頂ける時の為にも大切であることは言うまでもありません。
「終わりよければ初めよし」とも言います。
さて、・・・・
業務完了時に行う事は・・・
➀業務完了報告
➁残っている場合の金銭の精算
③返還する物があれば、遅滞なく返還する事
④上述の件についての、お客様の確認及び確認署名捺印
⑤今回扱った件に対する「アンケート」を書いてもらう＝今後の為に。
⑥事件ファイルの整理（索引作りも大切）
相続などの事件を扱った場合、その後の情勢を聞くことが出来れば、それに対する助言も加えたお便りを出します。
いわば、アフターケアの一つとしてです。
➀の業務完了報告は、非常に簡単な業務の場合は、極端な話としても、業務完了しましたとだけのハガキやメール・電話だけでもよいのですが、ハガキですと、内容の一部に、扱い事項（例：内容証明）等も書き入れる事も出来ません。
やはり、正式な文書として外部に漏れないよう封書の体裁にします。
2⃣体裁
➀業務完了報告のサンプルとして・・・・
＝業務完了のご報告とその他＝
〇〇〇様
この度お受けいたしました業務ｘｘｘｘｘｘｘにつきまして、すべてが完了いたしました。
ここに、そのご報告を致します。
つきましては、下記項目についてご精査くださいますようお願いします。
１報酬並びに残金の精算お支払い額 金〇〇〇〇円
２弊所がお預かりしている書類等のお受け取り並びに御確認と確認印の押印（別紙）
３今後お客様が必要な手続きについて、別紙を添付しておきます。
ご不明な点がございましたらご連絡ください。
以上
2020年1月1日
行政書士〇〇法務事務所 ㊞
岐阜県岐阜市岐阜町１２３
TEL/FAX 123-345-7890
②アンケートのサンプルとして・・・・
= アンケート =
〇〇〇様
この度は、当事務所をご利用くださいまして誠にありがとうございました。
大変お手数ではございますが、下記アンケートにご協力いただければ幸いかと存じます。
〇〇〇様のご意見を、弊所のサービス改善に取り入れさせて頂きたく存じます。
どうぞよろしくお願い致します
➀今回弊所をご利用しての満足度はいかがでしたか
（満足・やや満足・普通・やや不満・不満）
➁➀で、やや不満・不満とお答えになった場合の理由をご遠慮なくお書き下さい。
（ ）
③今後について
（また利用したい・利用したくない・どちらともいえない）
④その他、御意見がございますれば、お書きください。
（ ）
⑤上述について、弊所ＨＰ／ブログなどで掲載してもよいでしょうか
（よい・だめ・匿名ならよい）
大変ありがとうございました。
末尾ではございますが、〇〇〇様のご健勝とご活躍をご祈念いたします。
今後ともよろしくお願いします。 2020年1月1日
行政書士〇〇法務事務所
※お客様の名前を何度も要れることが大切。