【仕事術】Q: 色々な人から意見をもらい過ぎて混乱している・・。どうしたらいい？

A: 以下3点を意識して仕事を進めてください。そうすれば取り入れるべき意見・取り入れなくてもいい意見が明確になり、混乱せずに仕事が進みやすくなります。

１） その仕事をする目的やゴールを設定する。

２） 貰った意見は、出来る限りデータなどの客観的事実にそって判断をする。

３） レビューを貰う観点をその人の立場によって変える。

私は現在、電機メーカにて社内サイトの構築に携わっています。

その社内サイトの構築にあたり、避けて通れないのが社内サイトのレビューです。

私たちのプロジェクトチームが構築した社内サイトに対して、部門内の人・関係部署の人など様々な部署の人がこのレビューに参加します。

すると、皆さん立場が違うので構築した社内サイトに対する見方や意見が全く異なってくるのです。

例えば商品部門のAさんからは、商品に関するドキュメントがこのサイトのボタンやタブ配置では探しにくいので、ボタンやタブ配置を変更して欲しいという意見がある一方で、サービス部門のBさんからは、商品に関するドキュメントはこのサイトでは重要ではないので今のままでいいのではないか？という意見がでる感じです。

この時に悩むのが、

「せっかくAさんからレビューもらったのに、レビュー反映しないのは申し訳ないな・・とはいえ、変えてしまうとBさんのレビューを聞かないことにつながるな・・」

ということです。

ではこのような場合にどのように上手に意見を取り入れて、プロジェクトを上手く進めていけばよいのでしょうか？

それは以下の3点に集約されるのではないかと思っています。

１） その仕事をする目的やゴールを設定する。

２） 貰った意見は、出来る限りデータなどの客観的事実にそって判断をする。

３） レビューを貰う観点をその人の立場によって変える。

まず1つ目は、その仕事をする目的やゴールを設定するということです。

私の例でいうと、サービス営業員がこの社内サイトを通してサービスに関連する情報を提供することがこの仕事の「目的」であり、サイトで共有した情報を活用することで、サービス営業員が売上目標である年間10億円を達成できるようになることが、この仕事の「ゴール」になります。（またその年間１０億円達成のためのKPIとして、サイト訪問１０万PVを設定しています。）

なぜこの目的やゴールの設定が重要かというと、それがその仕事をする上での「考え方の幹」となるためです。当然このサイト構築をしていく上で、目的やゴールに沿わない意見は排除できますし、サイトを構築していく上ではサイトデザインやサイトにある情報は、設定した目的やゴールに沿っていなければなりません。そうすると、たとえ色々な意見が出てきたとしても、この「考えた方の幹」に沿って本当に大切にしないといけない意見は何なのか？をスクリーニングでき、何を言われてもブレずに仕事を進めることができます。

そして2つ目がもらった意見は、出来る限りデータなどの客観的事実にそって判断をするということです。

「考え方の幹」に沿って大切な意見のスクリーニングをする一方で考える必要があるのが、その意見が客観的事実に基づくのかどうかということです。

「Aさんが言ったからそうなんだろう」という思い込みで判断するのではなく、「〇〇という意見もあり、かつ実際に〇〇というデータもあるからそうするのだ」という根拠をもとに判断ができれば、失敗する確率も減り効果も高くなります。

もらった意見が「考え方の幹」に沿っていて大切な意見であることはわかるが、今一つ採用するに踏み切れない場合は、その意見を一度検証してみるのもいいかもしれません。もしその意見を取り入れて成功した場合は、その成功事例は「客観的事実」になるので、本格的に取り入れるという判断ができますし、逆に失敗した場合はそれも「客観的事実」なので、取り入れるのはやめるという判断ができます。

このように一度自分の中で確証が持てない場合は一度その意見を取り入れてみて、実験をしてみるということが前に進めるためには重要です。

そして３つ目がレビューをもらう観点をその人の立場によって変えるということです。

色々な人からレビューをもらうこと自体は悪くありません。ただ色々な人から意見をもらうことによって自分自身が混乱してしまうことが問題になります。

そのような混乱を防ぐために、レビューをもらう観点をその人の立場によって変えるということが重要です。

例えば私の例で言うと、Aさんは構築した社内サイトが初見なので、探したい情報が直感的に探しやすいかをレビューしてもらい、Bさんはサービス情報コンテンツをどう共有したいか日頃考えている人なので、社内サイトにあるサービス情報コンテンツの見せ方についてレビューをしてもらうといった具合です。

そうすれば、Aさんからはサイト訪問が初めての人でもわかりやすいサービスコンテンツの配置の仕方を意見として取り入れられますし、Bさんからはこちらの最も共有したいコンテンツをどう上手く宣伝するかを意見として取り入れられるので、混乱が防げます。そして様々な観点でサイトを見てもらうことで、サイトのブラッシュアップにもつながります。

またこの時に気をつけたいのが、後戻りが起きないように計画的にレビューを設定するということです。プロジェクトが最終に差し掛かり「もうすぐ終わりだ！」となっている時に、急にレビュアーから「No!」の意見をもらい、やり直しになるケースは往々にしてあります。

そのような後戻りを防ぐためにもプロジェクトの計画に沿って、事前にレビューポイントを設定し、そのレビューポイントに沿ったレビュアーのアサインが大事です。そしてレビューをもらって、計画的にプロジェクトの内容を詰めていくことで、最終的な「No!」の意見をもらわないように進めていきます。

私はこの3つのポイントを意識して仕事をし始めてからは、意見の取捨選択が上手になり、上手く意見を取り入れながらプロジェクトである社内サイト構築を進めることができるようになりました。また、当初設定した目標やKPIも達成することができました。

これは様々な意見や立場を持つ人と仕事をする上での基本的な意識するポイントですので、是非参考にしてみてください。