仕事をもっと効率的に！と考えたときに求められるバランスと上手くいかない理由

効率的に無駄がなく働きたい！

こいつは違う！と思ってもらうためにも

若手のころこそ筆者もよくそう考えていました。

「効率的に」仕事を進めるために既存のやり方の悪い部分を沢山探そうとして

結果的に上手くいかなかったことが沢山あります。

便利なものやサービスは沢山あるのでコストをかけて活用すれば

仕事を簡単に進めることは出来る可能性は高いです。

ただ、既存の仕事の進め方にも背景には色々なものがあって

その会社独自のルールであったり

費用をかけるために越えなければいけないハードルの高さなど

変えることが大変だからという場合もあれば

様々な失敗を乗り越えて今のやり方で落ち着いているという場合もあって

外見だけで「効率が悪い」と見てしまっていたので上手くいかなかったと今では思います。

上手くいかないという形も様々で

単純に結果が出なかったり、仕事が終わるのが遅くなったり

強引に勝手に進めてしまうと人間関係の問題にもなってきてしまいます。

早く自分を認めてもらいたいという想いから

「変える」ということは足跡を残すという意味でのインパクトが大きいですので目指すわけですが

「活かす」という視点が抜けてしまうことで従来のやり方を全否定するような見え方をしてしまうことがあります。

良い部分や背景の部分が見えていないのは、経験値が足りなかったり、まだ知らないことが多くて視野が狭い状況です。

逆に客観的な視点から進めなけばいけないものは先入観を持たない0ベースで考える力が求められますので

目指す内容によって変わってきます。

誰かの考えを否定して自分の考えを押し通すことで勝敗はつきますが

それはその人との間のことであって、評価の方法によっては自己満足で終わってしまうかもしれません。

信頼される人は「活かす」と「変える」の選択と判断をバランスよくできる人だと経験から学びました。

ただ、職場では大小あれど否定と思ってしまうような×の判断をされてしまうことって誰でもあります。

こんなに頑張って準備したのに

その場合は上手くいかない理由があります。

「何のために効率的に仕事をしたいのか？」

の本質を見失ってしまっているからです。

どのような理由で進めるにせよ

結果がしっかりと出ることが大前提になります。

数字目標を求められる業務であれば、それを達成でするために計画を立てます。

すべてを自動化して事務的に進めたとして、自分のその日の仕事は一見すると楽になりますが

一手間があって結果を達成できたりプラスαの成果を出すことができることもあります。

1日1日という単位では早く仕事を終わらせて帰ることができますが

その目標を達成するまでの期間が数か月違うとしたら

どちらも達成はできるにせよ、より良い評価をしてもらえるのは

その環境の考え方次第にもなってくる面もありますが

早い段階で次の準備や別の仕事を始められるようになるほうが会社としてはありがたいですよね。

無駄な時間は削りたいですし、早く終わらせて早く帰りたいですが

結果が出なければ意味がなくて、長期的になればなるほどコストもかかり効率が良くなっているとは言えません。

ただ、だからと言ってもちろん無制限に働くことが良いとは言えません。

結果を出すために今必要なことはなんだろう？を考えたときに

無駄と判断してしまっていた部分がプラスの材料になったりします。

人と人とのコミュニケーションで成り立っている職務であれば特にそうで

他の人はやらないからこそ良い印象につながることも多いですよね。

数で考えるより％で考えるほうがわかりやすくて

成約率であったり決定率、利益率、採用でいうと入社率など指標となる％がありますが

効率の良さはここから見ることが出来ます。

言い換えれば、％は仕事を質で見るとも言えますので

仕事の難易度や元々の生産性を知る上でも大切になってきます。

3軒で話を聞いてもらった。明日は4軒が目標。

30%の確率で話を聞いてもらった。明日は40%が目標。

分母と成功した件数は同じだとしたら効率として見て取れるのは%のほうだと思います。

目標数字の追いかけ方の違いです。

精度が上がったうえで同じ目標を追いかけるとしたら、分母となる訪問数は減りますよね。

一つの業務を区切るまでの％を上げられるように質を上げることで全体の時間も短縮できますし

1日当たりの仕事の量も同水準になってきますので効率化が出来ていると言えます。

時間軸でも目の前の仕事として短く、全体の仕事を長く見るというバランスも重要で

上記にある「変える」「活かす」と同じで視野を広くもつことで実現できます。

仕事はプロセスもとても大切ですが

結果が伴って成り立ちます。

プロセスがないと失敗したときにどうするかを考えるための材料がなくて努力の方法を見ることができませんし

結果が伴わないと頑張っている方向がズレてしまっていると言えます。

一つのことでしか見ないとなかなか上手くいきません。

その先はどうなっていて何が実現できれば良いのか？

少し視点を広げることから是非始めてみてください。

どうしても難しい場合やマンパワー主体でやらないといけない仕事もあります。

環境によって結果を出すために求める効率化の方向性が違うということで

それは個人の志向や特性との相性という話になってきます。

そういった環境にモヤモヤや限界を感じてしまっている場合は

自分にとっての

効率的な働きやすい環境のイメージが少しずつ出来ているからそう思っているので

転職エージェントなどを活用してまずはそういった環境があるのかどうか？

実現可能な職種は何かを知ることからキャリアを描き始めても良いかもしれません。