オンラインでもできるイベント成功のポイントとは？これから実施したい人がすぐに活かせるコツを教えます〜第4期広報・PRプランナー＆PRライター養成講座第5回より〜

2020.06.26 01:02

新型コロナウイルスの影響で、さまざまなオンラインイベントが開催されるようになりました。同じように、これから自社や自分の関わるコミュニティで取り組もうとしている方も多いかと思います。

「広報・PRプランナー＆PRライター養成講座」においても、オンラインでイベントを開催いたしました。当日は受講生を含めて70名もの方に参加いただき、大盛況のうちに終えることができました。

今回はオンラインイベント参加者の満足度を高めるために、PR視点を持って心がけたことについて、PRライターのナガイエリが紹介します。

外部の方をお招きしてイベントをつくる場合、ゲストの方にも参加してよかったと思ってもらえるように、最大限の工夫をすることが大切です。

今回は「オンラインで魅力を伝えるための自己ブランディング」というテーマでイベントを実施しました。ゲストは、フォトグラファーをされている方と、パラレルワーカーとして人材系のお仕事と占いも行っている方の2名です。

おふたりに共通しているのは、SNSを使いこなしながらご自身の活動を発信し、自己ブランディングをされている点です。おふたりにはテーマに合った活動をされていることから、受講生より登壇をお願いしました。

その後、事前に受講生の数名と打ち合わせをして、当日の質問内容を共有させていただきました。ここであらかじめ主催者側の思いと詳細を伝えておくことで、ゲストの方にもできるだけ緊張感を和らげて当日のイベントにのぞんでもらえました。

オンライン開催のイベントではゲストの方とも直接会うことができないため、初対面の場合はこのような配慮をしておき、企画者側のことも知ってもらうようにしましょう。

当日に向けた集客の実施は、イベントと切り離すことができません。集客することに苦手意識のある方でも、考え方次第で自分とかかわりのある人との新たな信頼関係構築につなげることができます。

私の場合は、SNSでフォローしてくれている人に向けて告知をして少しでも興味を持ってくれた方に詳細を伝える方法と、イベントのターゲットとなりそうな知人に直接メッセージを送る方法のふたつを並行して実施しました。

前者の方法では、どのような人に向けてその会を実施するかという人物像を添えておくのがポイントです。そうすることで、読んだ人に「もしかして自分に向けて開催されるイベントなのかもしれない」と興味を持ってもらえます。

それに対して、後者のように個別にイベントのお知らせをメッセージする場合には、まず相手のプロフィールや近況を調べてみましょう。さらに、イベントを終えた後に相手がどのような気持ちで終えているのか考えてみます。この一連の事前準備をすることで、1人ひとりに対して全く違う文章を書くことになるかと思います。

単なる宣伝ではなく、その方のためだけの招待状だと意識してメッセージをつくると、受け取った方もその気持ちに嬉しくなるはずです。たまたま都合がつかず参加できなくても、次回開催したときこそは参加したい、につなげることができます。

最後に、心がけるとよりよいイベントになる方法を紹介します。

オンラインのイベントでは参加者それぞれが自宅のPCからアクセスするため、その場では体感できた熱量が感じづらくなります。特にゲストの方にとって、参加者の相づちが見えない状況は、本当に共感してもらえているのか、不安になりがちです。

そこで、イベントの開始前に参加者の方々へふたつのお願いをしました。

・チャット欄へ質問や感想の積極的なシェア

・拍手やグッドのアイコンが出せる反応機能の活用

さらには、参加者にも積極的にコメントがしやすい環境にするために、受講生もチャット欄に感想を書くようにしました。この取り組みが功を奏して、イベント時間内に回答しきれないほどの質問や気づきのコメントをいただくことができました。

ゲストの方にとっても、興味をもって聞いてもらえていると安心してもらい、リラックスした状態で色々なお話をしていただけました。

このように、参加者とゲスト、両者の視点に立ってイベントに参加してもらいやすくするための雰囲気づくりは、運営側として大切なことだといえるでしょう。

イベントを終えた直後、講座受講生とゲストの方々で挨拶する機会がありました。そのときに、おふた方から「素敵な機会をいただきありがとうございました」と感謝の言葉をいただけたのが印象的でした。

また、私の招待した友人からもSNSの活用を頑張りたいとメッセージをもらえ、イベントを実施した意義があったのだと実感できました。PRおよびイベント開催についてじっくりと向き合うよい経験となりました。

このPR実践の経験を機に、もっとPR突き詰めていきたいと感じました。まだまだ未熟者ではありますが、勉強と実践をこれからも積み上げていきたいと思います。

(執筆：PRライターナガイエリ)

is Closet by Cannpass